Máy photocopy và những điều căn bản bạn cần biết! - Trang Nguyễn

02923.783.494

094.238.7779

Luôn sẵn sàng tư vấn

Máy photocopy và những điều căn bản bạn cần biết!

Máy photocopy và những điều căn bản bạn cần biết!

Theo: Ceos - Cập nhật lúc: 19/09/2020
|
Lượt xem: 1503 lượt
5/5 - (3 bình chọn)
5/5 - (3 bình chọn)

Máy photocopy là một công cụ tiện lợi và đa năng hỗ trợ đắc lực cho con người trong công việc văn thư và giấy tờ. Thế nên, việc biết sử dụng những tính năng căn bản của máy là vô cùng cần thiết, nhất là đối với những người làm công việc văn phòng, chủ tiệm photocopy…

Hiểu được tâm lý đó, Trang Nguyễn Cần Thơ – Thiết Bị Máy Văn Phòng xin chia sẻ tới các bạn những điều căn bản bạn cần biết về máy photocopy một cách đơn giản, trực quan và dễ hiểu nhất có thể.

I. Khái niệm căn bản về máy photocopy

Máy photocopy hay còn được gọi là máy sao chụp tự động hay máy sao chụp quang học là một công cụ giúp con người có thể sao chép nhanh chóng, tiện lợi và hiệu quả.

Bộ phận được xem là quan trọng nhất trong máy photocopy chính là mặt trụ hay người ta còn gọi nó là trống. Trống được làm bằng nhôm có phủ một lớp chất bán dẫn, ví dụ như selen. Nhôm cũng là chất dẫn điện tốt, còn selen thì khi thiếu ánh sáng nó sẽ là chất cách điện, còn khi được chiếu sáng thì nó là chất dẫn điện. Mặt khác, mặt trống khi ở gần một điện cực thì ta gọi là điện cực trống.

Có thể bạn sẽ hơi mơ hồ về những khái niệm này, nhưng không sao đâu vì theo Trang Nguyễn Cần Thơ bạn cũng không cần biết đến chúng làm gì cả.

Máy photocopy Văn Phòng
Máy photocopy Văn Phòng

II. Những tính năng tuyệt vời của máy photocopy bạn nên biết

1. Tính năng photocopy văn bản

Đây là tính năng chính của máy. Máy giúp sao chép các tập tài liệu từ 20-80 tập/phút tùy độ dài các tập tài liệu. Nó giúp chúng ta không phải sao chép tài liệu bằng tay. Sản phẩm đã nâng năng suất lao động lên một tầm cao mới. Ngày nay có rất nhiều chức năng photocopy khác nhau:

  • Chức năng photocopy thủ công một mặt:  Đặc điểm của chức năng này là máy chỉ có thể photo 1 mặt. … Rồi đậy nắp mềm lại, tiến hành nhấn nút photo và cuối cùng là đợi máy quét xong thì lấy bản gốc đó ra ngoài
  • Chức năng photocopy tự động hai mặt: Nâng cấp lên một bậc, với chức năng này, người photo chỉ cần đặt một tập bản gốc lên và nhấn nút copy. Máy sẽ tự động photo giúp bạn mà bạn không cần kéo bản gốc ra đặt từng trang một
  • Chức năng photocopy tự động hai mặt: Cao hơn so với 2 chức năng trên ở chức năng này máy của bạn có thể tự động photo 2 mặt giấy.
Máy photocopy giúp photo văn bản
Máy photocopy giúp photo văn bản

2. In ấn sắc nét

Máy photocopy đã được tích hợp rất nhiều tính năng trong đó có thể kể đến là in ấn sắc nét. Thay vì mua máy in hiện nay các loại máy photocopy đã có thể in ấn một cách đơn giản.

Bạn có thể in ấn sắt nét với máy photocopy
Bạn có thể in ấn sắt nét với máy photocopy

Chức năng in bao gồm:

  • In một mặt: Là cấu hình mà hầu hết các máy photocopy lựa chọn
  • In hai mặt: Bạn chọn thêm chức năng Duplex thì máy sẽ nâng cấp từ chức năng in 1 mặt lên in 2 mặt.
  • In qua cổng Usb: Với chức năng này máy của bạn sẽ được liên kết với máy tính chủ qua cổng USB, từ máy chủ này bạn cũng có thể chia sẻ chức năng in cho các máy khác. Tuy nhiên nếu máy chủ không bật sẽ không in được
  • In qua cổng mạng RJ45: Máy của bạn sau khi kết nối với mạng Lan thông qua modem, máy của bạn có thể in được không cần máy chủ

3. Tính năng scan

  • Chức năng scan một mặt, hai mặt: Không phải thực hiện theo một khuôn khổ quy định sẵn. Mà với mỗi dòng máy khác nhau thì tính năng scan cũng khác nhau. Và có những lưu ý riêng dành cho từng dòng máy. Vì vậy, với máy photocopy Ricoh cũng có những bước thực hiện khác với các dòng máy còn lại.
  • Chức năng scan qua cổng Usb, cổng mạng: Như các bạn cũng biết hiện nay trên thị trường hiện nay. Đã có nhiều dòng máy có hỗ trợ chức năng scan file vào USB trên máy photocopy.
  • Chức năng scan đen trắng, scan màu: Bạn hoàn toàn có thể thiết lập in màu/trắng đen khi sử dụng chức năng scan.
Scan là tính năng vô cùng tuyệt vời của máy photocopy
Scan là tính năng vô cùng tuyệt vời của máy photocopy

4. Tính năng fax

Bạn có thể fax một cách nhanh chóng thông qua máy photocopy. Hơn nữa mực của các loại máy photocopy rẻ hơn rất nhiều so với mực của máy fax. Nhanh, gọn, tiết kiệm chi phí tính năng này quả thật rất hữu ích cho người sử dụng.

Sử dụng máy photocopy để Fax tài liệu
Sử dụng máy photocopy để Fax tài liệu

5. Gửi tài liệu dễ dàng

Công nghệ hiện đại giúp cho bạn có thể gửi tài liệu dễ dàng từ điện thoại, máy tính qua cho máy photocopy. Khoảng cách được thu ngắn lại giúp người dùng dễ dàng photo tài liệu. Đem đến cho bạn sự hài lòng, thoải mái.

Máy photocopy giúp gửi tài liệu dễ dàng
Máy photocopy giúp gửi tài liệu dễ dàng

6. Chia bộ điện tử thông minh

Máy sẽ tự động sắp xếp chia ra các bản sao theo yêu cầu. Bạn sẽ dễ dàng lấy ra mà không cần phải xếp lại cho đúng thứ tự cũng như đủ tài liệu. Chức năng này giúp người sử dụng tiết kiệm rất nhiều thời gian, công sức. Có hai kiểu chia bộ là:chia bộ xếp chồng và chia bộ vuông.

Chia bộ điện tử thông minh với máy photocopy
Chia bộ điện tử thông minh với máy photocopy

7. Dập ghim đục lỗ

Các loại máy photocopy mini hay máy photocopy cũ đều có thể cài chức năng này.  Sau khi hoàn thành photo in ấn máy tự động dập ghim đục lỗ chắc chắn cho bạn. Thật tiện lợi phải không nào.

Bài viết: 07 yếu tố độc đáo nhất sử dụng máy photo văn phòng

III. Các bước căn bản để sử dụng máy photocopy cho người mới

1. Khởi động máy photocopy

Khởi động máy photocopy cũng là một bước quan trọng cần nắm
Khởi động máy photocopy cũng là một bước quan trọng cần nắm

Muốn sử dụng máy, trước tiên bạn cần khởi động máy photo trước. Các thao tác đầu tiên bạn cần thực hiện như:

  • Cắm nguồn điện bật/tắt
  • Bật phím “Power” hoặc “Auxiliary power” để bật máy khi muốn copy, in hay scan.
  • Trường hợp không sử dụng trong thời gian dài hoặc sau ngày làm việc, bạn nên tắt máy để tiết kiệm nguồn năng lượng cũng như tuổi thọ của máy photo.
  • Sau khi bật, nhấn nút “Copy” trên bảng điều khiển cảm ứng để bắt đầu hoạt động sao chép.

2. Những thao tác cơ bản trên máy photocopy bạn cần biết

Màn hình cảm ứng: Dùng vào việc cài đặt, thiết lập các chương trình copy và các tiện ích khác.

  • Phím Box: Dùng để vào chế độ box.
  • Phím Access: Khai báo mật mã khi máy ở chế độ cài mật khẩu.
  • Phím Fax/Scan: Chế độ Fax/scan.
  • Phím Extra Scan: Chế độ Extra scan.
  • Phím Copy (Chế độ mặc định của máy): Chế độ copy.
  • Phím Reset: Giúp đưa máy về chế độ mặc định.
  • Phím Stop: Chấm dứt quá trình thực hiện copy.
  • Phím Start: Bắt đầu hoạt động chu kỳ copy.
  • Phím Interrupt: Tạm dừng chu trình copy hiện hành và bắt đầu một việc khác. Nếu muốn quay về chế độ copy, bạn nhấn Interrupt một lần nữa.
  • Công tác nguồn phụ: Dùng để tắt máy tạm thời. Khi có fax đến máy vẫn nhận, bật công tắc bản fax gửi đến sẽ được in ra.
  • Phím Proof Copy: Có chức năng in kiểm tra trước khi tin số lượng bản lớn.
  • Phím Mode Check: Kiểm tra lại các cài đặt của người dùng. Từ màn hình của máy, bạn có thể thiết lập các chương trình copy hoặc thay đổi các chương trình hiện có.
  • Phím Clear (phím C): Dùng để xóa bản copy cũng như các cài đặt khác khi thiết lập chương trình trên máy.
  • Đèn báo Main Power: Đèn báo sẽ sáng xanh khi công tắc nguồn chính được bật.
  • Khung phím số: Dùng để khai báo các bản cần copy và nhập các chức năng khác.
  • Phím Utility/Counter: Chức năng chuyển chế độ màn hình về Utility/Counter.
  • Phím Contrast: Điều chỉnh độ tương phản trên màn hình cảm ứng.
  • Phím Mode Memory (Bộ nhớ tạm thời): Chức năng lưu các thiết lập và gọi ra khi cần thiết.
  • Phím Enlarge Display: Chức năng phóng to màn hình của máy.
  • Phím Accessibility: Thiết lập chức năng người dùng trên màn hình cảm ứng.

3. 4 bước copy trên máy photocopy

Để tiến hành hoạt động copy, bạn thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1: Đặt tài liệu copy lên vị trí quét

Đặt tài liệu copy lên mặt kính theo dòng kẻ phân hướng dẫn. Mặt muốn copy úp xuống mặt kính. Khi đó, bạn sẽ thấy trên khay nạp tài liệu hiện dòng chữ “Place document face down”. Như vậy tức là máy đã ghi nhận trực tiếp vào khay nạp tài liệu.

Sau khi đặt tài liệu đúng, bạn cần đậy nắp máy để máy nhận diện mục tiêu
Sau khi đặt tài liệu đúng, bạn cần đậy nắp máy để máy nhận diện mục tiêu

Bước 2: Chọn số lượng và màu sắc

Số lượng bản photo tùy thuộc vào nhu cầu của bạn. Để tích số lượng, bạn chọn các con số trên bảng điều khiển để khai báo số lượng.

Bước 3: Chọn kích thước giấy

Đa phần các máy photo sẽ có 2 loại khay giấy là giấy 14 inch và giấy 11 inch. Nếu bạn muốn loại kích thước khác có thể cài đặt loại giấy trong 1 khay giấy trên máy.

Bước 4:  Hoàn toàn thao tác copy

Sau khi cài đặt xong, bạn chỉ cần nhấn “Copy” và để máy thực hiện công việc của mình.

4. Một số lưu ý khi sử dụng máy photocopy

Khi dùng máy photo, chắc hẳn bạn sẽ gặp khá nhiều vấn đề. Dưới đây là một số lưu ý về sử dụng và bảo quản máy cơ bản dành cho bạn. Điều này giúp bạn sử dụng máy được lâu dài. Đặc biệt trong trường hợp bạn thuê máy photocopy để kinh doanh, bạn sẽ bảo quản máy tốt từ đó sẽ giữ được chế độ bảo hành cho máy.

Máy photocopy với nhiều tính năng hiện đại
Máy photocopy với nhiều tính năng hiện đại

Khi mới mua máy photocopy, muốn sử dụng hiệu quả nhất, bạn cần hiểu rõ cấu trúc và cơ chế hoạt động của máy.

  • Đặt máy ở nơi cố định, bằng phẳng, thoáng khí, với góc nghiêng không quá 2 độ. Đặt máy cách tường ít nhất  20cm.
  • Đảm bảo để máy trong môi trường nhiệt độ từ 10 – 30 độ C, độ ẩm từ 10 – 85%, không có sự thay đổi nhiều.
  • Tránh để các nguồn nhiệt, điều hòa hướng  trực tiếp vào máy. Tránh cả mưa, ánh sáng trực tiếp và nơi có độ ẩm cao, bụi bẩn.
  • Nguồn điện cấp cho máy cần có sự ổn định, không thay đổi đột ngột. Bạn không nên sử dụng chung nguồn điện máy photocopy với các thiết bị khác.
  • Tránh tình trạng kéo căng hoặc làm gãy dây nguồn điện.
  • Lưu trữ các vật liệu của máy như mực, giấy, từ,… tại nơi khô thoáng, tránh ánh nắng trực tiếp và nơi có độ ẩm cao.
  • Không để các vật lạ rơi vào khay giấy, khay hông của máy.
  • Không mở cửa máy, không chạm tay vào các bộ phận có ký hiệu điện áp cao, nhiệt độ cao. Tránh tiếp xúc trực tiếp tới bề mặt Drum khi mở cửa hông để tránh xước.
  • Nên vệ sinh máy định kỳ để tăng tuổi thọ, sử dụng tốt nhất.
  • Khi máy có sự cố, nên đem tới trung tâm bảo dưỡng để khắc phục một cách triệt để, đúng cách. 

Hi vọng với những chia sẻ trên đây của Trang Nguyễn Cần Thơ – Thiết Bị Máy Văn Phòng về cách sử dụng, bảo quản máy photocopy sẽ giúp ích nhiều cho công việc của bạn cũng như là có kinh nghiệm mở tiệm photocopy một cách tốt nhất

IV. Những điều cần biết trước khi thuê máy photocopy

1. Lựa chọn máy photocopy phục vụ cho mục đích gì?

Tùy vào nhu cầu sử dụng mà bạn đang cần để lựa chọn dòng máy in có tính năng phù hợp, tránh việc mua máy quá nhiều chức năng nhưng lại không bao giờ dùng đến.

2. Kiến thức cơ bản bạn cần nắm

Trước khi bạn quyết định thuê một máy photocopy việc đầu tiên mà bạn cần chính là biết những kiến thức cơ bản về nó, cách sử dụng và những thứ bạn có thể làm với nó.

3. Tham khảo thật kỹ máy photocopy

Bạn cũng nên tham khảo qua nhiều dòng máy photocopy để có một quyết định đúng đắn nhất. Biết nhiều lựa chọn vẫn tốt hơn mà đúng không?

4. Kiểm tra một số tính năng khác

Với sự phát triển của công nghệ, hiện nay đã xuất hiện rất nhiều máy in đa tính năng, bạn nên tìm hiểu xem những tính năng đó sẽ có thể giúp gì cho bạn.

Công ty Trang Nguyễn

BÀI VIẾT LIÊN QUAN

5 mẹo lắp ráp máy tính để bàn

Theo: Tuấn Kiệt Trang - Cập nhật lúc: 15/01/2022

Trong thời gian làm việc tại nhà, các bạn chắc chắn cần một chiếc máy tính để bàn để học tập giải trí. Khác biệt với laptop, những chiếc PC với ưu điểm là hiệu năng cao và dễ dàng nâng cấp sẽ là lựa chọn không tồi. 1. Nếu không chơi game đừng nên mua thêm […]

Công nghệ của máy photocopy kỹ thuật số giúp cải thiện hiệu quả công việc của văn phòng như thế nào?

Theo: Tuấn Kiệt Trang - Cập nhật lúc: 14/01/2022

5/5 – (1 bình chọn) Các máy photocopy kỹ thuật số mới nhất được cải tiến dựa trên các máy photocopy truyền thống bằng cách tạo ra các bản sao chất lượng tốt hơn, đẩy nhanh quá trình sao chép và bổ sung các cách xử lý tài liệu ở cả 2 dạng điện tử […]

Laptop hoạt động liên tục và bị nóng, nên làm gì?

Theo: Tuấn Kiệt Trang - Cập nhật lúc: 13/01/2022

5/5 – (1 bình chọn) Trong quá trình sử dụng laptop thì vào một thời điểm nào do laptop bị nóng và chậm là dấu hiệu cho thấy máy tinh đang gặp vấn đề… Laptop Hoạt Động Liên Tục Và Bị Nóng, Nên Làm Gì? Trong quá trình sử dụng laptop thì vào một thời […]

In ảnh nên mua máy in nào?

Theo: Tuấn Kiệt Trang - Cập nhật lúc: 12/01/2022

5/5 – (2 bình chọn) Tư vấn để bạn biết chính xác in ảnh nên mua máy in nào. Mong rằng quý khách hàng sẽ có lựa chọn hợp lý nhất; thỏa mãn nhu cầu in ấn của cá nhân; gia đình; văn phòng hoặc cửa hàng kinh doanh.  Với nhu cầu in hình ảnh […]

SSD là gì ? Vì sao nên nâng cấp SSD ?

Theo: Tuấn Kiệt Trang - Cập nhật lúc: 11/01/2022

5/5 – (2 bình chọn) Trên một chiếc máy tính, bất kì bộ phận nào cũng đều có một chức năng riêng của chúng. Không chỉ là CPU, Ram hay Mainboard mới quan trọng, thực tế nếu bạn chỉ thiếu một chiếc ổ cứng thôi thì dàn máy của bạn cũng chỉ như một cục […]

Thông báo lịch nghỉ Tết Nguyên đán xuân Nhâm Dần 2022

Theo: Tuấn Kiệt Trang - Cập nhật lúc: 10/01/2022

5/5 – (2 bình chọn) Kính gửi: Quý Khách hàng, Đối tác! Nhân dịp Tết Nguyên đán 2022 sắp đến, Công ty Cổ Phần Đầu Tư Trang Nguyễn xin gửi đến Quý Khách hàng, Đối tác lời chúc năm mới AN KHANG THỊNH VƯỢNG – VẠN SỰ NHƯ Ý, việc kinh doanh luôn suôn sẻ, […]

Nên mua máy in phun hay máy in laser

Theo: Tuấn Kiệt Trang - Cập nhật lúc: 10/01/2022

5/5 – (1 bình chọn) Có chủ yếu là hai loại máy in có sẵn trên thị trường. Một là máy in phun, và một là máy in laser. Cả hai đều tốt để in các tài liệu thông thường. Máy in phun sử dụng kiểu in truyền thống. Đó là ở đây bạn cần […]

9 cách khắc phục máy tính bị đơ, bị treo nhanh chóng, hiệu quả

Theo: Tuấn Kiệt Trang - Cập nhật lúc: 08/01/2022

5/5 – (1 bình chọn) Những chiếc máy tính để bàn hay laptop của bạn sau một thời gian dài sử dụng có thể gặp các tình trạng đơ hay treo máy, và sẽ khiến bạn cảm thấy khó chịu nếu như vấn đề này làm gián đoạn công việc của bạn. Dưới đây là […]

Những mẹo hay khi sử dụng máy photocopy

Theo: Tuấn Kiệt Trang - Cập nhật lúc: 07/01/2022

5/5 – (1 bình chọn) Thật phiền toái khi máy photocopy gặp phải những vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng. Khiến cho chất lượng công việc của bạn bị ảnh hưởng và không đạt được như mong muốn. Vậy làm cách nào để giúp cho máy luôn được vận hành trơn tru? […]

Lý do nên chọn máy tính bàn khi học trực tuyến

Theo: Tuấn Kiệt Trang - Cập nhật lúc: 06/01/2022

5/5 – (1 bình chọn) Máy tính bàn có độ ổn định và tính an toàn cao, mức giá phù hợp, màn hình lớn, thích hợp cho học sinh, sinh viên học trực tuyến thời dịch. Năm học mới đã bắt đầu, phương pháp học trực tuyến được áp dụng tại các khu vực giãn […]

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ TRANG NGUYỄN

Trụ sở: 69/21A1, Đ. 30/4, P. Hưng Lợi, Q. Ninh Kiều, TP. Cần Thơ

Chi nhánh 1: Số 390D1A, Trần Nam Phú, P. An Khánh, Q. Ninh Kiều, TP. Cần Thơ

MST: 1801387777 do Sở KHĐT TP. Cần Thơ cấp 14/03/2015

Điện thoại: 02923 783 494 - 0942 387 779

Email: tuvan@trangnguyencantho.com.vn

Kinh doanh sỉ và dự án: 0915 776 663

Email: kinhdoanh@trangnguyencantho.com.vn