Máy photocopy và những điều căn bản bạn cần biết!

Máy photocopy là một công cụ tiện lợi và đa năng hỗ trợ đắc lực cho con người trong công việc văn thư và giấy tờ. Thế nên, việc biết sử dụng những tính năng căn bản của máy là vô cùng cần thiết, nhất là đối với những người làm công việc văn phòng, chủ tiệm photocopy…

Hiểu được tâm lý đó, Trang Nguyễn Cần Thơ – Thiết Bị Máy Văn Phòng xin chia sẻ tới các bạn những điều căn bản bạn cần biết về máy photocopy một cách đơn giản, trực quan và dễ hiểu nhất có thể.

I. Khái niệm căn bản về máy photocopy

Máy photocopy hay còn được gọi là máy sao chụp tự động hay máy sao chụp quang học là một công cụ giúp con người có thể sao chép nhanh chóng, tiện lợi và hiệu quả.

Bộ phận được xem là quan trọng nhất trong máy photocopy chính là mặt trụ hay người ta còn gọi nó là trống. Trống được làm bằng nhôm có phủ một lớp chất bán dẫn, ví dụ như selen. Nhôm cũng là chất dẫn điện tốt, còn selen thì khi thiếu ánh sáng nó sẽ là chất cách điện, còn khi được chiếu sáng thì nó là chất dẫn điện. Mặt khác, mặt trống khi ở gần một điện cực thì ta gọi là điện cực trống.

Có thể bạn sẽ hơi mơ hồ về những khái niệm này, nhưng không sao đâu vì theo Trang Nguyễn Cần Thơ bạn cũng không cần biết đến chúng làm gì cả.

II. Những tính năng tuyệt vời của máy photocopy bạn nên biết

1. Tính năng photocopy văn bản

Đây là tính năng chính của máy. Máy giúp sao chép các tập tài liệu từ 20-80 tập/phút tùy độ dài các tập tài liệu. Nó giúp chúng ta không phải sao chép tài liệu bằng tay. Sản phẩm đã nâng năng suất lao động lên một tầm cao mới. Ngày nay có rất nhiều chức năng photocopy khác nhau:

• Chức năng photocopy thủ công một mặt:  Đặc điểm của chức năng này là máy chỉ có thể photo 1 mặt. … Rồi đậy nắp mềm lại, tiến hành nhấn nút photo và cuối cùng là đợi máy quét xong thì lấy bản gốc đó ra ngoài
• Chức năng photocopy tự động hai mặt: Nâng cấp lên một bậc, với chức năng này, người photo chỉ cần đặt một tập bản gốc lên và nhấn nút copy. Máy sẽ tự động photo giúp bạn mà bạn không cần kéo bản gốc ra đặt từng trang một
• Chức năng photocopy tự động hai mặt: Cao hơn so với 2 chức năng trên ở chức năng này máy của bạn có thể tự động photo 2 mặt giấy.

2. In ấn sắc nét

Máy photocopy đã được tích hợp rất nhiều tính năng trong đó có thể kể đến là in ấn sắc nét. Thay vì mua máy in hiện nay các loại máy photocopy đã có thể in ấn một cách đơn giản.

Chức năng in bao gồm:

• In một mặt: Là cấu hình mà hầu hết các máy photocopy lựa chọn

• In hai mặt: Bạn chọn thêm chức năng Duplex thì máy sẽ nâng cấp từ chức năng in 1 mặt lên in 2 mặt.

• In qua cổng Usb: Với chức năng này máy của bạn sẽ được liên kết với máy tính chủ qua cổng USB, từ máy chủ này bạn cũng có thể chia sẻ chức năng in cho các máy khác. Tuy nhiên nếu máy chủ không bật sẽ không in được

• In qua cổng mạng RJ45: Máy của bạn sau khi kết nối với mạng Lan thông qua modem, máy của bạn có thể in được không cần máy chủ

3. Tính năng scan

• Chức năng scan một mặt, hai mặt: Không phải thực hiện theo một khuôn khổ quy định sẵn. Mà với mỗi dòng máy khác nhau thì tính năng scan cũng khác nhau. Và có những lưu ý riêng dành cho từng dòng máy. Vì vậy, với máy photocopy Ricoh cũng có những bước thực hiện khác với các dòng máy còn lại.

• Chức năng scan qua cổng Usb, cổng mạng: Như các bạn cũng biết hiện nay trên thị trường hiện nay. Đã có nhiều dòng máy có hỗ trợ chức năng scan file vào USB trên máy photocopy.

• Chức năng scan đen trắng, scan màu: Bạn hoàn toàn có thể thiết lập in màu/trắng đen khi sử dụng chức năng scan.

4. Tính năng fax

Bạn có thể fax một cách nhanh chóng thông qua máy photocopy. Hơn nữa mực của các loại máy photocopy rẻ hơn rất nhiều so với mực của máy fax. Nhanh, gọn, tiết kiệm chi phí tính năng này quả thật rất hữu ích cho người sử dụng.

5. Gửi tài liệu dễ dàng

Công nghệ hiện đại giúp cho bạn có thể gửi tài liệu dễ dàng từ điện thoại, máy tính qua cho máy photocopy. Khoảng cách được thu ngắn lại giúp người dùng dễ dàng photo tài liệu. Đem đến cho bạn sự hài lòng, thoải mái.

6. Chia bộ điện tử thông minh

Máy sẽ tự động sắp xếp chia ra các bản sao theo yêu cầu. Bạn sẽ dễ dàng lấy ra mà không cần phải xếp lại cho đúng thứ tự cũng như đủ tài liệu. Chức năng này giúp người sử dụng tiết kiệm rất nhiều thời gian, công sức. Có hai kiểu chia bộ là:chia bộ xếp chồng và chia bộ vuông.

7. Dập ghim đục lỗ

Các loại máy photocopy mini hay máy photocopy cũ đều có thể cài chức năng này.  Sau khi hoàn thành photo in ấn máy tự động dập ghim đục lỗ chắc chắn cho bạn. Thật tiện lợi phải không nào.

Bài viết: 07 yếu tố độc đáo nhất sử dụng máy photo văn phòng

III. Các bước căn bản để sử dụng máy photocopy cho người mới

1. Khởi động máy photocopy

Muốn sử dụng máy, trước tiên bạn cần khởi động máy photo trước. Các thao tác đầu tiên bạn cần thực hiện như:

• Cắm nguồn điện bật/tắt
• Bật phím “Power” hoặc “Auxiliary power” để bật máy khi muốn copy, in hay scan.
• Trường hợp không sử dụng trong thời gian dài hoặc sau ngày làm việc, bạn nên tắt máy để tiết kiệm nguồn năng lượng cũng như tuổi thọ của máy photo.
• Sau khi bật, nhấn nút “Copy” trên bảng điều khiển cảm ứng để bắt đầu hoạt động sao chép.

2. Những thao tác cơ bản trên máy photocopy bạn cần biết

Màn hình cảm ứng: Dùng vào việc cài đặt, thiết lập các chương trình copy và các tiện ích khác.

• Phím Box: Dùng để vào chế độ box.
• Phím Access: Khai báo mật mã khi máy ở chế độ cài mật khẩu.
• Phím Fax/Scan: Chế độ Fax/scan.
• Phím Extra Scan: Chế độ Extra scan.
• Phím Copy (Chế độ mặc định của máy): Chế độ copy.
• Phím Reset: Giúp đưa máy về chế độ mặc định.
• Phím Stop: Chấm dứt quá trình thực hiện copy.
• Phím Start: Bắt đầu hoạt động chu kỳ copy.
• Phím Interrupt: Tạm dừng chu trình copy hiện hành và bắt đầu một việc khác. Nếu muốn quay về chế độ copy, bạn nhấn Interrupt một lần nữa.
• Công tác nguồn phụ: Dùng để tắt máy tạm thời. Khi có fax đến máy vẫn nhận, bật công tắc bản fax gửi đến sẽ được in ra.
• Phím Proof Copy: Có chức năng in kiểm tra trước khi tin số lượng bản lớn.
• Phím Mode Check: Kiểm tra lại các cài đặt của người dùng. Từ màn hình của máy, bạn có thể thiết lập các chương trình copy hoặc thay đổi các chương trình hiện có.
• Phím Clear (phím C): Dùng để xóa bản copy cũng như các cài đặt khác khi thiết lập chương trình trên máy.
• Đèn báo Main Power: Đèn báo sẽ sáng xanh khi công tắc nguồn chính được bật.
• Khung phím số: Dùng để khai báo các bản cần copy và nhập các chức năng khác.
• Phím Utility/Counter: Chức năng chuyển chế độ màn hình về Utility/Counter.
• Phím Contrast: Điều chỉnh độ tương phản trên màn hình cảm ứng.
• Phím Mode Memory (Bộ nhớ tạm thời): Chức năng lưu các thiết lập và gọi ra khi cần thiết.
• Phím Enlarge Display: Chức năng phóng to màn hình của máy.
• Phím Accessibility: Thiết lập chức năng người dùng trên màn hình cảm ứng.

3. 4 bước copy trên máy photocopy

Để tiến hành hoạt động copy, bạn thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1: Đặt tài liệu copy lên vị trí quét

Đặt tài liệu copy lên mặt kính theo dòng kẻ phân hướng dẫn. Mặt muốn copy úp xuống mặt kính. Khi đó, bạn sẽ thấy trên khay nạp tài liệu hiện dòng chữ “Place document face down”. Như vậy tức là máy đã ghi nhận trực tiếp vào khay nạp tài liệu.

Bước 2: Chọn số lượng và màu sắc

Số lượng bản photo tùy thuộc vào nhu cầu của bạn. Để tích số lượng, bạn chọn các con số trên bảng điều khiển để khai báo số lượng.

Bước 3: Chọn kích thước giấy

Đa phần các máy photo sẽ có 2 loại khay giấy là giấy 14 inch và giấy 11 inch. Nếu bạn muốn loại kích thước khác có thể cài đặt loại giấy trong 1 khay giấy trên máy.

Bước 4:  Hoàn toàn thao tác copy

Sau khi cài đặt xong, bạn chỉ cần nhấn “Copy” và để máy thực hiện công việc của mình.

4. Một số lưu ý khi sử dụng máy photocopy

Khi dùng máy photo, chắc hẳn bạn sẽ gặp khá nhiều vấn đề. Dưới đây là một số lưu ý về sử dụng và bảo quản máy cơ bản dành cho bạn. Điều này giúp bạn sử dụng máy được lâu dài. Đặc biệt trong trường hợp bạn thuê máy photocopy để kinh doanh, bạn sẽ bảo quản máy tốt từ đó sẽ giữ được chế độ bảo hành cho máy.

Khi mới mua máy photocopy, muốn sử dụng hiệu quả nhất, bạn cần hiểu rõ cấu trúc và cơ chế hoạt động của máy.

• Đặt máy ở nơi cố định, bằng phẳng, thoáng khí, với góc nghiêng không quá 2 độ. Đặt máy cách tường ít nhất  20cm.
• Đảm bảo để máy trong môi trường nhiệt độ từ 10 – 30 độ C, độ ẩm từ 10 – 85%, không có sự thay đổi nhiều.
• Tránh để các nguồn nhiệt, điều hòa hướng  trực tiếp vào máy. Tránh cả mưa, ánh sáng trực tiếp và nơi có độ ẩm cao, bụi bẩn.
• Nguồn điện cấp cho máy cần có sự ổn định, không thay đổi đột ngột. Bạn không nên sử dụng chung nguồn điện máy photocopy với các thiết bị khác.
• Tránh tình trạng kéo căng hoặc làm gãy dây nguồn điện.
• Lưu trữ các vật liệu của máy như mực, giấy, từ,… tại nơi khô thoáng, tránh ánh nắng trực tiếp và nơi có độ ẩm cao.
• Không để các vật lạ rơi vào khay giấy, khay hông của máy.
• Không mở cửa máy, không chạm tay vào các bộ phận có ký hiệu điện áp cao, nhiệt độ cao. Tránh tiếp xúc trực tiếp tới bề mặt Drum khi mở cửa hông để tránh xước.
• Nên vệ sinh máy định kỳ để tăng tuổi thọ, sử dụng tốt nhất.
• Khi máy có sự cố, nên đem tới trung tâm bảo dưỡng để khắc phục một cách triệt để, đúng cách. 

Hi vọng với những chia sẻ trên đây của Trang Nguyễn Cần Thơ – Thiết Bị Máy Văn Phòng về cách sử dụng, bảo quản máy photocopy sẽ giúp ích nhiều cho công việc của bạn cũng như là có kinh nghiệm mở tiệm photocopy một cách tốt nhất

IV. Những điều cần biết trước khi thuê máy photocopy

1. Lựa chọn máy photocopy phục vụ cho mục đích gì?

Tùy vào nhu cầu sử dụng mà bạn đang cần để lựa chọn dòng máy in có tính năng phù hợp, tránh việc mua máy quá nhiều chức năng nhưng lại không bao giờ dùng đến.

2. Kiến thức cơ bản bạn cần nắm

Trước khi bạn quyết định thuê một máy photocopy việc đầu tiên mà bạn cần chính là biết những kiến thức cơ bản về nó, cách sử dụng và những thứ bạn có thể làm với nó.

3. Tham khảo thật kỹ máy photocopy

Bạn cũng nên tham khảo qua nhiều dòng máy photocopy để có một quyết định đúng đắn nhất. Biết nhiều lựa chọn vẫn tốt hơn mà đúng không?

4. Kiểm tra một số tính năng khác

Với sự phát triển của công nghệ, hiện nay đã xuất hiện rất nhiều máy in đa tính năng, bạn nên tìm hiểu xem những tính năng đó sẽ có thể giúp gì cho bạn.

Công ty Trang Nguyễn