8 thủ thuật của máy photocopy thay đổi tư duy văn phòng

02923.783.494

Luôn sẵn sàng tư vấn

8 thủ thuật của máy photocopy thay đổi tư duy văn phòng

8 thủ thuật của máy photocopy thay đổi tư duy văn phòng

Theo: ngocdiem305 - Cập nhật lúc: 19/09/2020
|
Lượt xem: 341 lượt

Máy photocopy một thiết bị vô cùng quen thuộc trong cuộc sống hiện đại trong đời sống xã hội nói chung và đối với môi trường văn phòng nói riêng, nhưng mọi người đã hiểu rõ cũng như biết được các thủ thuật sử dụng máy photocopy chưa? Cùng Trang Nguyễn Cần Thơ – Thiết Bị Máy Văn Phòng tìm hiểu với bài viết sau đây nhé.

Máy photocopy văn phòng
Hình ảnh chi tiết máy photocopy văn phòng, máy photocopy văn phòng

Máy photocopy hay còn gọi là thiết bị sao chụp tự động hay máy sao chụp quang học là một thiết bị giúp con người có thể sao chép nhanh chóng, thuận tiện và hiệu quả trên các chất liệu giấy. Trải qua quá trình ra đời và phát triển gần 80 năm, từ chiếc máy photocopy đầu tiên năm 1938 với kích thước khá đồ sộ, mất nhiều thời gian để in 1 trang giấy A4 cũng như chất lượng thành phẩm chưa được đảm bảo thì ngày nay máy photocopy đã trở thành một thiết bị quen thuộc trong đời sống hiện đại, nhưng đối với đại đa số mọi người dù là người lần đầu tiếp xúc hay đã sử dụng máy photocopy trong thời gian dài, máy photocopy cơ bản chỉ là thiết bị để sao chép nhân bản nội dung trên trang giấy, đó là một tư duy dễ hiểu khi đó là tính năng được sử dụng nhiều nhất trên máy photocopy. Nhưng sự thật với máy photocopy, nếu biết hết được các thủ thuật sử dụng, thì nó “còn nhiều hơn cả như thế”. Và với đối tượng nhân viên văn phòng, một trong những nhóm đối tượng sử dụng máy photocopy nhiều nhất, hi vọng bài viết này có thể giúp họ thay đổi tư duy trên để có thể sử dụng máy photocopy hiệu quả nhất với các “thủ thuật” áp dụng trên tất cả các tính năng có thể có của nó.

I. Bảo vệ máy photocopy bằng chế độ tiết kiệm năng lượng, rút nguồn điện khi không sử máy trong thời gian dài

Tiết kiệm điện là một tính năng có mặt trên hầu hết các dòng máy photocopy hiện đại. Với bất kì thiết bị điện tử nào không chỉ riêng máy photocopy, nếu mỗi ngày phải hoạt động trong một thời gian dài sẽ dẫn đến nóng máy, giảm tuổi thọ máy. Để tránh tình trạng trên, cũng như giúp tiết kiệm điện năng tiêu thụ, giữ máy photocopy bền theo thời gian, tiết kiệm thời gian sử dụng,… hãy nhớ lưu ý mở máy ở chế độ tiết kiệm điện, thay vì bật tắt mở thường xuyên.

Ngoài ra, nếu không sử dụng máy trong thời gian dài, nên rút nguồn điền ra khỏi máy. Nếu cắm nguồn điện liên tục rất dễ phát sinh các sự cố cháy nổ khi không sử dụng. Máy photocopy sẽ không hỏng khi bạn rút nguồn điện khỏi máy. Do đó, nếu đi công tác, nghĩ lễ… dài ngày không dùng đến máy photocopy thì hãy rút dây nguồn của máy khỏi nguồn điện.

II. Có nhiều loại khay đựng giấy phục vụ nhiều nhu cầu kích cỡ giấy, loại giấy,…

Khay hông máy photocopy
Hình ảnh giới thiệu về khai hông máy photocopy

Trong máy Photocopy có một hoặc nhiều khay chứa giấy, mỗi khay tùy theo thiết kế có thể chứa từ 250 tới 500 tờ, vị trí khay giấy thường có 2 dạng: đặt ngang hông máy hoặc dưới bụng máy. Tùy theo nhu cầu làm việc trên nhiều kích cỡ giấy, loại giấy, số lượng giấy khác nhau mà máy photocopy được chia thành các loại khay khác nhau gồm: khay nạp tài liệu tự động, khay hông, khay mở rộng.

– Khay nạp tài liệu tự động là một tính năng có mặt trên hầu hết các máy photocopy bất kể kích thước của chúng. Mặc dù nó cung cấp cho bạn ít quyền kiểm soát hơn nhưng khay nạp tài liệu tự động rất hữu ích khi bạn có nhiều trang để sao chép khi chỉ cần trượt văn bản gốc theo trình tự vào khay nạp.  

– Khay hông được sử dụng cho các trường hợp giấy có chất liệu đặc biệt như giấy dày, giấy trong, giấy OHP, bì thư, nhãn…

– Khay mở rộng được sử dụng khi có nhu cầu nạp giấy khổ lớn.

III. Thao tác đơn giản để tùy chỉnh tính năng sao chép

Với các dòng máy photocopy có cả kính sao chép và khay nạp tài liệu tự động. Sao chép kính sẽ cho phép bạn kiểm soát hiệu quả hơn các bản sao.

Thao tác đơn giản, dễ dàng căn giữa bằng cách đặt mặt ban đầu cần copy xuống khuôn kính và ghép nó với mũi tên hoặc lề xung quanh kính để căn chỉnh chính xác nhất.

Ngoài thao tác trên kích cỡ chuẩn, bạn còn có thể tùy chọn phóng to, để phóng to trên bản gốc, hãy ghi lại các phép đo của hình ảnh bạn muốn phóng to, lưu ý rằng không chọn kích thước mục tiêu lớn hơn kích cỡ giấy. Chia tỉ lệ chiều rộng kích thước mục tiêu theo chiều rộng kích thước hình ảnh thực tế và nhân số này với 100, kết quả kích thước cần nhập vào menu là phần trăm mở rộng đó.

IV. Kiểm soát, giới hạn quyền sử dụng máy photocopy bằng chức năng Access

Quét thẻ nhân viên trước khi sử dụng máy photocopy tai văn phòng
Quét thẻ nhân viên trước khi sử dụng máy photocopy tai văn phòng

Máy photocopy thường là thiết bị dùng chung cho cả văn phòng, không có sự kiểm soát nhưng nếu các cấp lãnh đạo muốn nắm được hàng tháng từng cá nhân đã sử dụng bao nhiêu để từ đó tối ưu giải pháp, kiểm soát được chi phí hoạt động, tránh gây thất thoát ngân sách,… thì máy photocopy hoàn toàn có thể hỗ trợ giới hạn quyền truy cập cũng như cung cấp thông tin bằng chức năng access có sẵn trên máy.

V. Bản sao chất lượng hơn với tính năng điều chỉnh độ tương phản

Tinh năng điều chỉnh độ tương phản
Để tạo độ tương phản sắt nét khi in thiết bị máy photocopy

Độ tương phản giữa văn bản, hình ảnh với nền đóng vai trò giúp các bản sao có thể rõ ràng hơn và dễ đọc hơn. Trên hầu hết các máy photocopy, tùy chọn tương phản đều nằm sẵn trên menu, thao tác chọn độ tương phản đơn giản bao gồm các lệnh

  • Expose (lighter – nếu muốn nhạt hơn văn bản gốc; darker – nếu muốn đậm hơn văn bản gốc) bằng cách sử dụng tỷ lệ trên màn hình hoặc các mũi tên trên bàn phím.
  • Text – chế độ mặc định giúp cho ra bản sao văn bản sắc nét nhất 
  • Photo: tăng cường mức xám hình ảnh lên 256 mức nhằm làm cho bản sao hình ảnh có chiều sâu và trung thực nhất
  • Text/Photo: máy photocopy sẽ tự động nhận dạng khu vực nào trên bản gốc là văn bản, khu vực nào là hình ảnh để tự động điều chỉnh nhằm cho ra bản sao sắc nét.

VI. Hỗ trợ được chức năng Fax

Nếu đã được trang bị bo mạch Fax, máy photocopy sẽ không chỉ là máy sao chép tài liệu mà có thể trở thành một chiếc máy Fax cực mạnh với các ưu điểm như tốc độ fax là cực cao, chất lượng tốt, đặc biệt là tiết kiệm được khoản mực của máy fax.

Về lâu dài sẽ là một phương tiết kiệm được chi phí, không gian cho văn phòng khi giờ giờ đây văn phòng của bạn chỉ cần một chiếc máy duy nhất: máy photocopy đa chức năng.

VII. Scan, gửi tài liệu dễ dàng, xóa tan khoảng cách 

Máy photocopy có thể Scan gửi tai liệu đê đăng
Scan là chức năng cực kỳ hữu ích trong mấy photocopy

Máy photocopy còn được bao gồm chức năng quét tài liệu, quét bản gốc của các loại giấy tờ như giấy cấp phép, bằng chứng nhận, giấy đăng kí,…, chưa hết nó còn có thể trực tiếp gửi email một cách nhanh chóng với thao tác vô cùng đơn giản. Chức năng này là một điểm rất đáng lưu ý của máy photocopy khi nó giúp rút gọn được các thao tác làm việc, tiết kiệm được thời gian, đảm bảo tiến độ công việc.

VIII. Chức năng dập ghim và đục lỗ

Với các tài liệu có số lượng lớn, cần phải dập ghim và đục lỗ thủ công thì giờ đây công việc photocopy của bạn sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều khi máy photocopy có thêm tính năng dập ghim và đục lỗ, bạn chỉ việc đặt tập bản gốc lên và nhấn nút photo, máy photocopy sẽ làm hết công việc còn lại cho bạn bao gồm chia bộ rồi đóng ghim hoặc đục lỗ.

Máy photoocpy còn chức năng đập ghim và được lo
Scan là chức năng cực kỳ hữu ích trong mấy photocopy

Không là ngoa để nói tư duy “máy photocopy chỉ dùng để sao chép tài liệu” là sai lầm vì trong thực tế, khi đã nắm được tất cả các thủ thuật sử dụng, nó còn hơn cả thế thì ngoài việc hỗ trợ rất tốt các công việc liên quan đến sao chép, máy photocopy còn là một chiếc máy hữu ích cho các hoạt động có liên quan nói chung cũng như các tác vụ đặc thù trong quá trình làm việc ở chốn công sở, văn phòng, từ đó giúp giảm thiểu được một phần công sức con người, tiết kiệm được thời gian, nâng cao hiệu quả làm việc.

Xem thêm: Máy photocopy và những điều căn bản bạn cần biết!

Xem thêm: Bí mật cách lấy file scan trên máy photocopy RICOH

Nguồn: Công ty Trang Nguyễn

BÀI VIẾT LIÊN QUAN

Máy in đa năng là gì? Ưu – nhược điểm của máy in đa năng

Theo: Tuấn Kiệt Trang - Cập nhật lúc: 13/04/2021

Máy in đa năng – loại máy in ngoài chức năng in ấn còn tích hợp photo, scan, fax, … đang dần được ưa chuộng. 1. Máy in đa năng là gì? Máy in đa năng là thiết bị ngoài chức năng là in ấn thông thường ra còn tích hợp thêm các chức năng […]

Lợi ích của việc sử dụng máy chấm công vân tay cho công sở, văn phòng, nhà xưởng

Theo: Tuấn Kiệt Trang - Cập nhật lúc: 12/04/2021

Những lý do nên sử dụng máy chấm công vân tay cho công sở, văn phòng, nhà xưởng… 1. Hiệu quả cao: Lý do đầu tiên nên sử dụng máy chấm công vân tay chính là hiệu quả của nó mang lại. Độ chính xác cao, giảm thiểu gian lận có thể xảy ra trong quy trình chấm công. […]

Lợi ích của camera an ninh là gì? Phân loại chi tiết nhất

Theo: Tuấn Kiệt Trang - Cập nhật lúc: 10/04/2021

Bạn thấy đấy? Đối với xảy ra rất nhiều vụ trộm cắp tài sản. Nhờ vào hệ thống camera an ninh quan sát đã góp phần tích cực trong công cuộc điều tra kẻ trộm dễ dàng hơn. Vậy bạn đã thực sự yên tâm với nơi ở và chỗ làm việc của mình chưa? […]

Máy chiếu projector là gì? Các thông số cơ bản của máy chiếu

Theo: Tuấn Kiệt Trang - Cập nhật lúc: 08/04/2021

Máy chiếu projector là thiết bị công nghệ hiện đại với nhiều chức năng hữu ích, phục vụ nhiều nhu cầu, mục đích sử dụng khác nhau để mọi việc dễ dàng và tiện lợi nhất. 1. Khái niệm máy chiếu projector Máy chiếu projector là cách một số người gọi máy chiếu. Máy chiếu hay […]

Hướng dẫn sử dụng máy quét tài liệu

Theo: Tuấn Kiệt Trang - Cập nhật lúc: 06/04/2021

MÁY QUÉT ẢNH LÀM VIỆC NHƯ THẾ NÀO? Tương tự như máy sao chụp (Photocopy). Một thiết bị tích điện kép (Charge-Coupled Device -CCD) sẽ thu lấy hình ảnh điện tử trên trang giấy bằng cách biến cường độ sáng phản xạ từ đó lên thành thông tin số. Bạn có thể lưu bằng phương […]

Bán máy in màu cũ tại Cần Thơ

Theo: Tuấn Kiệt Trang - Cập nhật lúc: 05/04/2021

ĐỊA CHỈ CHUYÊN CUNG CẤP MÁY IN MÀU CŨ UY TÍN, GIÁ RẺ, CHUYÊN NGHIỆP TẠI CẦN THƠ Trangnguyencantho.com chuyên bán các sản phầm thiết bị máy văn phòng chính hãng mới và máy in màu cũ, chất lượng và hình thức còn rất đẹp cam kết đến tay người tiêu dùng sử dụng bền, in đẹp, sắc […]

Mua máy vi tính bàn ở đâu chất lượng?

Theo: Tuấn Kiệt Trang - Cập nhật lúc: 02/04/2021

Bạn đang sống tại Cần Thơ và đang có nhu cầu muốn mua một chiếc máy tính bàn nhưng đang băn khoăn chưa biết mua máy vi tính bàn ở đâu uy tín chất lượng? Hay đang phân vân không biết chọn mua những linh kiện gì cho chiếc máy tính bàn của mình? Hãy đến với trung […]

Nên mua máy in màu hay máy in trắng đen

Theo: Tuấn Kiệt Trang - Cập nhật lúc: 01/04/2021

Sở hữu một chiếc máy in sẽ giúp bạn không tốn thời gian và chi phí ra ngoài tiệm để photo, nhưng bạn phân vân không biết chọn máy in màu hay máy in trắng đen. Vậy hãy xem qua bài viết sau đây để có thể chọn cho mình một chiếc máy in phù hợp nhé! 1. Máy […]

Cho thuê máy in

Theo: Tuấn Kiệt Trang - Cập nhật lúc: 29/03/2021

Biện pháp tiết kiệm để duy trì và phát triển của doanh nghiệp thì việc chọn thuê máy in là giải pháp hoàn hảo nhất để giải quyết nhu cầu in ấn tài liệu, hồ sơ thầu, mẫu thiết kế, bản vẽ kỹ thuật cần máy in Laser màu cao cấp. Chúng tôi đã cung […]

Cách đánh giá chất lượng các loại mực in

Theo: Tuấn Kiệt Trang - Cập nhật lúc: 26/03/2021

Cách phân biệt các loại vật tư, mực in và đánh giá chất lượng của từng loại nhằm giúp xưởng in đảm bảo được chất lượng sản phẩm đầu ra tốt nhất. Phân biệt các loại vật tư, mực in: – Loại 1: Vật tư, mực in chính hãng chất lượng cao: Nhiều đơn vị in ấn […]

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ TRANG NGUYỄN

Chi nhánh: 214 Nguyễn Văn Cừ, Q. Ninh Kiều, TP.Cần Thơ

MST: 1801387777 do Sở KHĐT TP. Cần Thơ cấp 14/03/2015

Điện thoại: 02923 783 494 - 0942 387 779

Email: tuvan@trangnguyencantho.com.vn

Kinh doanh sỉ và dự án: 0915 776 663

Email: kiet@trangnguyencantho.com.vn

Trưởng bộ phận kỹ thuật

Trần Minh Thuận: 0945 223664

Email: thuan@trangnguyencantho.com.vn