8 thủ thuật của máy photocopy thay đổi tư duy văn phòng

02923.783.494

Luôn sẵn sàng tư vấn

8 thủ thuật của máy photocopy thay đổi tư duy văn phòng

8 thủ thuật của máy photocopy thay đổi tư duy văn phòng

Theo: ngocdiem305 - Cập nhật lúc: 19/09/2020
|
Lượt xem: 157 lượt

Máy photocopy một thiết bị vô cùng quen thuộc trong cuộc sống hiện đại trong đời sống xã hội nói chung và đối với môi trường văn phòng nói riêng, nhưng mọi người đã hiểu rõ cũng như biết được các thủ thuật sử dụng máy photocopy chưa? Cùng Trang Nguyễn Cần Thơ – Thiết Bị Máy Văn Phòng tìm hiểu với bài viết sau đây nhé.

Máy photocopy văn phòng
Hình ảnh chi tiết máy photocopy văn phòng, máy photocopy văn phòng

Máy photocopy hay còn gọi là thiết bị sao chụp tự động hay máy sao chụp quang học là một thiết bị giúp con người có thể sao chép nhanh chóng, thuận tiện và hiệu quả trên các chất liệu giấy. Trải qua quá trình ra đời và phát triển gần 80 năm, từ chiếc máy photocopy đầu tiên năm 1938 với kích thước khá đồ sộ, mất nhiều thời gian để in 1 trang giấy A4 cũng như chất lượng thành phẩm chưa được đảm bảo thì ngày nay máy photocopy đã trở thành một thiết bị quen thuộc trong đời sống hiện đại, nhưng đối với đại đa số mọi người dù là người lần đầu tiếp xúc hay đã sử dụng máy photocopy trong thời gian dài, máy photocopy cơ bản chỉ là thiết bị để sao chép nhân bản nội dung trên trang giấy, đó là một tư duy dễ hiểu khi đó là tính năng được sử dụng nhiều nhất trên máy photocopy. Nhưng sự thật với máy photocopy, nếu biết hết được các thủ thuật sử dụng, thì nó “còn nhiều hơn cả như thế”. Và với đối tượng nhân viên văn phòng, một trong những nhóm đối tượng sử dụng máy photocopy nhiều nhất, hi vọng bài viết này có thể giúp họ thay đổi tư duy trên để có thể sử dụng máy photocopy hiệu quả nhất với các “thủ thuật” áp dụng trên tất cả các tính năng có thể có của nó.

I. Bảo vệ máy photocopy bằng chế độ tiết kiệm năng lượng, rút nguồn điện khi không sử máy trong thời gian dài

Tiết kiệm điện là một tính năng có mặt trên hầu hết các dòng máy photocopy hiện đại. Với bất kì thiết bị điện tử nào không chỉ riêng máy photocopy, nếu mỗi ngày phải hoạt động trong một thời gian dài sẽ dẫn đến nóng máy, giảm tuổi thọ máy. Để tránh tình trạng trên, cũng như giúp tiết kiệm điện năng tiêu thụ, giữ máy photocopy bền theo thời gian, tiết kiệm thời gian sử dụng,… hãy nhớ lưu ý mở máy ở chế độ tiết kiệm điện, thay vì bật tắt mở thường xuyên.

Ngoài ra, nếu không sử dụng máy trong thời gian dài, nên rút nguồn điền ra khỏi máy. Nếu cắm nguồn điện liên tục rất dễ phát sinh các sự cố cháy nổ khi không sử dụng. Máy photocopy sẽ không hỏng khi bạn rút nguồn điện khỏi máy. Do đó, nếu đi công tác, nghĩ lễ… dài ngày không dùng đến máy photocopy thì hãy rút dây nguồn của máy khỏi nguồn điện.

II. Có nhiều loại khay đựng giấy phục vụ nhiều nhu cầu kích cỡ giấy, loại giấy,…

Khay hông máy photocopy
Hình ảnh giới thiệu về khai hông máy photocopy

Trong máy Photocopy có một hoặc nhiều khay chứa giấy, mỗi khay tùy theo thiết kế có thể chứa từ 250 tới 500 tờ, vị trí khay giấy thường có 2 dạng: đặt ngang hông máy hoặc dưới bụng máy. Tùy theo nhu cầu làm việc trên nhiều kích cỡ giấy, loại giấy, số lượng giấy khác nhau mà máy photocopy được chia thành các loại khay khác nhau gồm: khay nạp tài liệu tự động, khay hông, khay mở rộng.

– Khay nạp tài liệu tự động là một tính năng có mặt trên hầu hết các máy photocopy bất kể kích thước của chúng. Mặc dù nó cung cấp cho bạn ít quyền kiểm soát hơn nhưng khay nạp tài liệu tự động rất hữu ích khi bạn có nhiều trang để sao chép khi chỉ cần trượt văn bản gốc theo trình tự vào khay nạp.  

– Khay hông được sử dụng cho các trường hợp giấy có chất liệu đặc biệt như giấy dày, giấy trong, giấy OHP, bì thư, nhãn…

– Khay mở rộng được sử dụng khi có nhu cầu nạp giấy khổ lớn.

III. Thao tác đơn giản để tùy chỉnh tính năng sao chép

Với các dòng máy photocopy có cả kính sao chép và khay nạp tài liệu tự động. Sao chép kính sẽ cho phép bạn kiểm soát hiệu quả hơn các bản sao.

Thao tác đơn giản, dễ dàng căn giữa bằng cách đặt mặt ban đầu cần copy xuống khuôn kính và ghép nó với mũi tên hoặc lề xung quanh kính để căn chỉnh chính xác nhất.

Ngoài thao tác trên kích cỡ chuẩn, bạn còn có thể tùy chọn phóng to, để phóng to trên bản gốc, hãy ghi lại các phép đo của hình ảnh bạn muốn phóng to, lưu ý rằng không chọn kích thước mục tiêu lớn hơn kích cỡ giấy. Chia tỉ lệ chiều rộng kích thước mục tiêu theo chiều rộng kích thước hình ảnh thực tế và nhân số này với 100, kết quả kích thước cần nhập vào menu là phần trăm mở rộng đó.

IV. Kiểm soát, giới hạn quyền sử dụng máy photocopy bằng chức năng Access

Quét thẻ nhân viên trước khi sử dụng máy photocopy tai văn phòng
Quét thẻ nhân viên trước khi sử dụng máy photocopy tai văn phòng

Máy photocopy thường là thiết bị dùng chung cho cả văn phòng, không có sự kiểm soát nhưng nếu các cấp lãnh đạo muốn nắm được hàng tháng từng cá nhân đã sử dụng bao nhiêu để từ đó tối ưu giải pháp, kiểm soát được chi phí hoạt động, tránh gây thất thoát ngân sách,… thì máy photocopy hoàn toàn có thể hỗ trợ giới hạn quyền truy cập cũng như cung cấp thông tin bằng chức năng access có sẵn trên máy.

V. Bản sao chất lượng hơn với tính năng điều chỉnh độ tương phản

Tinh năng điều chỉnh độ tương phản
Để tạo độ tương phản sắt nét khi in thiết bị máy photocopy

Độ tương phản giữa văn bản, hình ảnh với nền đóng vai trò giúp các bản sao có thể rõ ràng hơn và dễ đọc hơn. Trên hầu hết các máy photocopy, tùy chọn tương phản đều nằm sẵn trên menu, thao tác chọn độ tương phản đơn giản bao gồm các lệnh

  • Expose (lighter – nếu muốn nhạt hơn văn bản gốc; darker – nếu muốn đậm hơn văn bản gốc) bằng cách sử dụng tỷ lệ trên màn hình hoặc các mũi tên trên bàn phím.
  • Text – chế độ mặc định giúp cho ra bản sao văn bản sắc nét nhất 
  • Photo: tăng cường mức xám hình ảnh lên 256 mức nhằm làm cho bản sao hình ảnh có chiều sâu và trung thực nhất
  • Text/Photo: máy photocopy sẽ tự động nhận dạng khu vực nào trên bản gốc là văn bản, khu vực nào là hình ảnh để tự động điều chỉnh nhằm cho ra bản sao sắc nét.

VI. Hỗ trợ được chức năng Fax

Nếu đã được trang bị bo mạch Fax, máy photocopy sẽ không chỉ là máy sao chép tài liệu mà có thể trở thành một chiếc máy Fax cực mạnh với các ưu điểm như tốc độ fax là cực cao, chất lượng tốt, đặc biệt là tiết kiệm được khoản mực của máy fax.

Về lâu dài sẽ là một phương tiết kiệm được chi phí, không gian cho văn phòng khi giờ giờ đây văn phòng của bạn chỉ cần một chiếc máy duy nhất: máy photocopy đa chức năng.

VII. Scan, gửi tài liệu dễ dàng, xóa tan khoảng cách 

Máy photocopy có thể Scan gửi tai liệu đê đăng
Scan là chức năng cực kỳ hữu ích trong mấy photocopy

Máy photocopy còn được bao gồm chức năng quét tài liệu, quét bản gốc của các loại giấy tờ như giấy cấp phép, bằng chứng nhận, giấy đăng kí,…, chưa hết nó còn có thể trực tiếp gửi email một cách nhanh chóng với thao tác vô cùng đơn giản. Chức năng này là một điểm rất đáng lưu ý của máy photocopy khi nó giúp rút gọn được các thao tác làm việc, tiết kiệm được thời gian, đảm bảo tiến độ công việc.

VIII. Chức năng dập ghim và đục lỗ

Với các tài liệu có số lượng lớn, cần phải dập ghim và đục lỗ thủ công thì giờ đây công việc photocopy của bạn sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều khi máy photocopy có thêm tính năng dập ghim và đục lỗ, bạn chỉ việc đặt tập bản gốc lên và nhấn nút photo, máy photocopy sẽ làm hết công việc còn lại cho bạn bao gồm chia bộ rồi đóng ghim hoặc đục lỗ.

Máy photoocpy còn chức năng đập ghim và được lo
Scan là chức năng cực kỳ hữu ích trong mấy photocopy

Không là ngoa để nói tư duy “máy photocopy chỉ dùng để sao chép tài liệu” là sai lầm vì trong thực tế, khi đã nắm được tất cả các thủ thuật sử dụng, nó còn hơn cả thế thì ngoài việc hỗ trợ rất tốt các công việc liên quan đến sao chép, máy photocopy còn là một chiếc máy hữu ích cho các hoạt động có liên quan nói chung cũng như các tác vụ đặc thù trong quá trình làm việc ở chốn công sở, văn phòng, từ đó giúp giảm thiểu được một phần công sức con người, tiết kiệm được thời gian, nâng cao hiệu quả làm việc.

Xem thêm: Máy photocopy và những điều căn bản bạn cần biết!

Xem thêm: Bí mật cách lấy file scan trên máy photocopy RICOH

Nguồn: Công ty Trang Nguyễn

BÀI VIẾT LIÊN QUAN

TRANG NGUYỄN CẦN THƠ XIN THÔNG BÁO LỊCH NGHỈ TẾT DƯƠNG LỊCH 2021

Theo: Ceos - Cập nhật lúc: 26/12/2020

🆕 Trang Nguyễn xin thông báo đến Quý khách hàng lịch nghỉ tết dương lịch 2021 như sau: *Tết Dương lịch 2021:► Thời gian bắt đầu nghỉ từ ngày: 01/01/2021 và bắt đầu hoạt động lại từ ngày 04/01/2021.CHÚC KHÁCH YÊU MỘT NĂM MỚI ĐẦY HỨNG KHỞI VÀ THÀNH CÔNG.

Cách lựa chọn và các loại máy in hai mặt phổ biến

Theo: CeosTuanAnh - Cập nhật lúc: 26/12/2020

trên thị trường hiện nay có rất nhiều loại máy in hai mặt với các mức giá khác nhau làm chúng ta bối rồi, không biết nên lựa chọn như thế nào, không biết máy in hai giá rẻ liệu hoạt động có tốt không?
Hôm nay, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách lựa chọn máy in 2 mặt phù hợp với nhu cầu sử dụng của bạn cũng như các loại máy đang phổ biến trên thị trường hiện nay.

Nguyên nhân và cách khắc phục lỗi máy in bị kẹt giấy

Theo: CeosTuanAnh - Cập nhật lúc: 24/12/2020

Tình trạng máy in bị kẹt giấy có lẻ đã không còn là điều gì quá xa lạ với những người thường xuyên tiếp xúc với máy in như tại các cơ quan, văn phòng hay tại các cửa hàng in ấn.
Hiểu được điều này, nên hôm nay chúng tôi sẽ chia sẻ với bạn một số cách xử lý khi bị kẹt giấy trong máy in trên 2 dòng máy này một cáchđơn giản và nhanh chóng.

Làm thế nào để photo 2 mặt trên máy photo Ricoh và Toshiba

Theo: CeosTuanAnh - Cập nhật lúc: 23/12/2020

Hiểu được vấn đề mà đa số người mới sử dụng máy photocoppy đang gặp phải, nên hôm nay chúng tôi sẽ hướng dẫn photo 2 mặt cho các bạn một cách nhanh chóng và đơn giản nhất, giúp bạn hiểu nắm được những bước photo 2 mặt như thế nào.

5 lỗi thường gặp và cách khắc phục lỗi trên máy in Canon 2900

Theo: Ceos - Cập nhật lúc: 22/12/2020

Hiện nay, máy in đã trở thành một công cụ hỗ trợ không thể thiếu cho công việc của chúng ta, đặc biệt là đối với dòng máy phổ biến như máy incanon 2900. Tuy nhiên, đôi lúc máy ín lại gặp phải một số vấn đề trục trặc như máy in không in được, khiến cho công việc chúng ta bị chậm trễ và không đúng kế hoạch.

Những lỗi máy in Canon 3300 thường gặp và cách khắc phục.

Theo: CeosTuanAnh - Cập nhật lúc: 21/12/2020

Trên thị trường hiện nay thì máy in canon 3300 là một trong những dòng máy được sử dụng rộng rãi và phổ biến nhất tại các văn phòng, cơ quan, công ty, cửa hàng in ấn,… bởi công dụng cao, độ bền tốt và giá cả hợp lý.
Tuy nhiên, những đồ dùng công nghệ sẽ có đôi lúc có những lỗi phát sinh là điều khó có thể tránh khỏi. Những lỗi trên máy in canon 3300 này có thể ảnh hưởng ít nhiều đến công việc của bạn.
Chính vì vậy, qua bài viết hôm nay chúng tôi sẽ chia sẻ với các bạn một số lỗi và cách khắc phục lỗi máy in canon 3300 thường gặp phải.

Cách in giấy A5 đơn giản nhất 2020 dân văn phòng nhất định phải biết

Theo: Ceos - Cập nhật lúc: 18/12/2020

Bạn muốn in văn bản ra khổ giấy A5 thì phải thao tác như thế nào? Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách in giấy a5 đơn giản và dễ thao tác nhất.

Máy scan Canon Lide 400 – máy quét đa năng cho văn phòng

Theo: Ceos - Cập nhật lúc: 17/12/2020

Máy Scan Canon Lide 400 có thiết kế giao diện được nâng cấp và phần mềm cập nhật nhiều tính năng mới đáng chú ý. Bên cạnh việc thực hiện tốt nhiệm vụ cơ bản là scan thì LiDE 400 còn được trang bị tính năng quét và xử lý tài liệu văn bản chuyển hóa thành file kỹ thuật số; hoàn thiện về cả chất lượng lẫn tốc độ vận hành.

Máy scan là gì? Một số loại máy scan canon Cần Thơ được sử dụng phổ biến

Theo: Ceos - Cập nhật lúc: 16/12/2020

Máy scan nói chung và máy scan thuộc thương hiệu canon nói riêng là một trong những thiết bị văn phòng được sử dụng phổ biến hiện nay. Vậy máy scan là gì? Có những lưu ý thế nào khi chọn mua máy scan? Top máy scan canon Cần Thơ được lựa chọn mua phổ biến là những loại sản phẩm nào? Chúng ta cùng đi tìm hiểu ngay một số thông tin cần thiết trong bài viết dưới đây.

Hướng dẫn cách share máy in qua mạng Lan hoặc Wifi thật đơn giản

Theo: Ceos - Cập nhật lúc: 15/12/2020

Trong bất kỳ phòng ban nào của một công ty thì nhu cầu sử dụng máy móc, thiết bị , đặc biệt là in ấn luôn có. Vì thế biết cách share máy in qua mạng lan hoặc wifi là cực kỳ cần thiết. Bởi thực tế số người cần thực hiện việc in ấn sẽ luôn nhiều hơn số lượng máy in trong công ty. Nếu bạn đang gặp phải khó khăn khi kết nối máy in qua mạng lan thì bài viết này chính là cứu tinh của bạn. Chỉ với vài thao tác đơn giản được hướng dẫn sau đây, bạn hoàn toàn có thể giải quyết vấn đề kết nối máy in ngay.

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ TRANG NGUYỄN

Chi nhánh: 214 Nguyễn Văn Cừ, Q. Ninh Kiều, TP.Cần Thơ

MST: 1801387777 do Sở KHĐT TP. Cần Thơ cấp 14/03/2015

Điện thoại: 02923 783 494 - 0942 387 779

Email: tuvan@trangnguyencantho.com.vn

Kinh doanh sỉ và dự án: 0915 776 663

Email: kiet@trangnguyencantho.com.vn

Trưởng bộ phận kỹ thuật

Trần Minh Thuận: 0945 223664

Email: thuan@trangnguyencantho.com.vn