Máy photocopy một thiết bị vô cùng quen thuộc trong cuộc sống hiện đại trong đời sống xã hội nói chung và đối với môi trường văn phòng nói riêng, nhưng mọi người đã hiểu rõ cũng như biết được các thủ thuật sử dụng máy photocopy chưa? Cùng Trang Nguyễn Cần Thơ – Thiết Bị Máy Văn Phòng tìm hiểu với bài viết sau đây nhé.
Máy photocopy hay còn gọi là thiết bị sao chụp tự động hay máy sao chụp quang học là một thiết bị giúp con người có thể sao chép nhanh chóng, thuận tiện và hiệu quả trên các chất liệu giấy. Trải qua quá trình ra đời và phát triển gần 80 năm, từ chiếc máy photocopy đầu tiên năm 1938 với kích thước khá đồ sộ, mất nhiều thời gian để in 1 trang giấy A4 cũng như chất lượng thành phẩm chưa được đảm bảo thì ngày nay máy photocopy đã trở thành một thiết bị quen thuộc trong đời sống hiện đại, nhưng đối với đại đa số mọi người dù là người lần đầu tiếp xúc hay đã sử dụng máy photocopy trong thời gian dài, máy photocopy cơ bản chỉ là thiết bị để sao chép nhân bản nội dung trên trang giấy, đó là một tư duy dễ hiểu khi đó là tính năng được sử dụng nhiều nhất trên máy photocopy. Nhưng sự thật với máy photocopy, nếu biết hết được các thủ thuật sử dụng, thì nó “còn nhiều hơn cả như thế”. Và với đối tượng nhân viên văn phòng, một trong những nhóm đối tượng sử dụng máy photocopy nhiều nhất, hi vọng bài viết này có thể giúp họ thay đổi tư duy trên để có thể sử dụng máy photocopy hiệu quả nhất với các “thủ thuật” áp dụng trên tất cả các tính năng có thể có của nó.
Tiết kiệm điện là một tính năng có mặt trên hầu hết các dòng máy photocopy hiện đại. Với bất kì thiết bị điện tử nào không chỉ riêng máy photocopy, nếu mỗi ngày phải hoạt động trong một thời gian dài sẽ dẫn đến nóng máy, giảm tuổi thọ máy. Để tránh tình trạng trên, cũng như giúp tiết kiệm điện năng tiêu thụ, giữ máy photocopy bền theo thời gian, tiết kiệm thời gian sử dụng,… hãy nhớ lưu ý mở máy ở chế độ tiết kiệm điện, thay vì bật tắt mở thường xuyên.
Ngoài ra, nếu không sử dụng máy trong thời gian dài, nên rút nguồn điền ra khỏi máy. Nếu cắm nguồn điện liên tục rất dễ phát sinh các sự cố cháy nổ khi không sử dụng. Máy photocopy sẽ không hỏng khi bạn rút nguồn điện khỏi máy. Do đó, nếu đi công tác, nghĩ lễ… dài ngày không dùng đến máy photocopy thì hãy rút dây nguồn của máy khỏi nguồn điện.
Trong máy Photocopy có một hoặc nhiều khay chứa giấy, mỗi khay tùy theo thiết kế có thể chứa từ 250 tới 500 tờ, vị trí khay giấy thường có 2 dạng: đặt ngang hông máy hoặc dưới bụng máy. Tùy theo nhu cầu làm việc trên nhiều kích cỡ giấy, loại giấy, số lượng giấy khác nhau mà máy photocopy được chia thành các loại khay khác nhau gồm: khay nạp tài liệu tự động, khay hông, khay mở rộng.
– Khay nạp tài liệu tự động là một tính năng có mặt trên hầu hết các máy photocopy bất kể kích thước của chúng. Mặc dù nó cung cấp cho bạn ít quyền kiểm soát hơn nhưng khay nạp tài liệu tự động rất hữu ích khi bạn có nhiều trang để sao chép khi chỉ cần trượt văn bản gốc theo trình tự vào khay nạp.
– Khay hông được sử dụng cho các trường hợp giấy có chất liệu đặc biệt như giấy dày, giấy trong, giấy OHP, bì thư, nhãn…
– Khay mở rộng được sử dụng khi có nhu cầu nạp giấy khổ lớn.
Với các dòng máy photocopy có cả kính sao chép và khay nạp tài liệu tự động. Sao chép kính sẽ cho phép bạn kiểm soát hiệu quả hơn các bản sao.
Thao tác đơn giản, dễ dàng căn giữa bằng cách đặt mặt ban đầu cần copy xuống khuôn kính và ghép nó với mũi tên hoặc lề xung quanh kính để căn chỉnh chính xác nhất.
Ngoài thao tác trên kích cỡ chuẩn, bạn còn có thể tùy chọn phóng to, để phóng to trên bản gốc, hãy ghi lại các phép đo của hình ảnh bạn muốn phóng to, lưu ý rằng không chọn kích thước mục tiêu lớn hơn kích cỡ giấy. Chia tỉ lệ chiều rộng kích thước mục tiêu theo chiều rộng kích thước hình ảnh thực tế và nhân số này với 100, kết quả kích thước cần nhập vào menu là phần trăm mở rộng đó.
Máy photocopy thường là thiết bị dùng chung cho cả văn phòng, không có sự kiểm soát nhưng nếu các cấp lãnh đạo muốn nắm được hàng tháng từng cá nhân đã sử dụng bao nhiêu để từ đó tối ưu giải pháp, kiểm soát được chi phí hoạt động, tránh gây thất thoát ngân sách,… thì máy photocopy hoàn toàn có thể hỗ trợ giới hạn quyền truy cập cũng như cung cấp thông tin bằng chức năng access có sẵn trên máy.
Độ tương phản giữa văn bản, hình ảnh với nền đóng vai trò giúp các bản sao có thể rõ ràng hơn và dễ đọc hơn. Trên hầu hết các máy photocopy, tùy chọn tương phản đều nằm sẵn trên menu, thao tác chọn độ tương phản đơn giản bao gồm các lệnh
Nếu đã được trang bị bo mạch Fax, máy photocopy sẽ không chỉ là máy sao chép tài liệu mà có thể trở thành một chiếc máy Fax cực mạnh với các ưu điểm như tốc độ fax là cực cao, chất lượng tốt, đặc biệt là tiết kiệm được khoản mực của máy fax.
Về lâu dài sẽ là một phương tiết kiệm được chi phí, không gian cho văn phòng khi giờ giờ đây văn phòng của bạn chỉ cần một chiếc máy duy nhất: máy photocopy đa chức năng.
Máy photocopy còn được bao gồm chức năng quét tài liệu, quét bản gốc của các loại giấy tờ như giấy cấp phép, bằng chứng nhận, giấy đăng kí,…, chưa hết nó còn có thể trực tiếp gửi email một cách nhanh chóng với thao tác vô cùng đơn giản. Chức năng này là một điểm rất đáng lưu ý của máy photocopy khi nó giúp rút gọn được các thao tác làm việc, tiết kiệm được thời gian, đảm bảo tiến độ công việc.
Với các tài liệu có số lượng lớn, cần phải dập ghim và đục lỗ thủ công thì giờ đây công việc photocopy của bạn sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều khi máy photocopy có thêm tính năng dập ghim và đục lỗ, bạn chỉ việc đặt tập bản gốc lên và nhấn nút photo, máy photocopy sẽ làm hết công việc còn lại cho bạn bao gồm chia bộ rồi đóng ghim hoặc đục lỗ.
Không là ngoa để nói tư duy “máy photocopy chỉ dùng để sao chép tài liệu” là sai lầm vì trong thực tế, khi đã nắm được tất cả các thủ thuật sử dụng, nó còn hơn cả thế thì ngoài việc hỗ trợ rất tốt các công việc liên quan đến sao chép, máy photocopy còn là một chiếc máy hữu ích cho các hoạt động có liên quan nói chung cũng như các tác vụ đặc thù trong quá trình làm việc ở chốn công sở, văn phòng, từ đó giúp giảm thiểu được một phần công sức con người, tiết kiệm được thời gian, nâng cao hiệu quả làm việc.
Xem thêm: Máy photocopy và những điều căn bản bạn cần biết!
Xem thêm: Bí mật cách lấy file scan trên máy photocopy RICOH
Nguồn: Công ty Trang Nguyễn
Tìm hiểu cách hủy lệnh in trên máy tính là một trong những kỹ năng văn phòng mà ai cũng nên biết để phòng tránh tình trạng in những tài liệu bị lỗi gây mất thời gian và lãng phí tài nguyên. Cùng tìm hiểu các cách hủy lệnh in trên máy tính Windows và […]
Nếu bạn là người làm công tác văn phòng, chắc hẳn các sự cố mà máy in gây ra khiến bạn gặp không ít phiền phức. Sau đây là sáu sự cố thường gặp nhất và hướng giải quyết. Các sự cố liên quan đến máy in xảy ra ở hầu hết các chủng loại (bao gồm […]
Khi sử dụng máy in HP, đôi khi máy xuất hiện thông báo lỗi “Out of Paper” khiến bạn hoang mang và mất thời gian nhất. Để xác định chính xác lý do tại sao máy in HP báo lỗi Out of Paper thì hãy cùng Trang Nguyễn tìm hiểu ngay qua bài viết dưới đây nhé! 1. […]
Máy in HP báo lỗi initializing khiến bạn bị gián đoạn công việc. Vậy đâu là nguyên nhân? Cách khắc phục thế nào? Mời bạn tham khảo bài viết chi tiết sau đây. Máy in là công cụ hữu ích đối với mỗi cá nhân và doanh nghiệp trong công việc văn phòng. Các hãng máy […]
Máy in không lên nguồn làm gián đoạn quá trình sử dụng. Lỗi máy in không lên nguồn có thể do hỏng Main nguồn, đứt dây cáp, kết nối không ổn định với nguồn điện hoặc một số nguyên nhân khác. Máy in khi cần sử dụng không bật lên được là dấu hiệu của […]
Máy in Brother báo lỗi Print unable 02 khiến bạn gián đoạn công việc? Bạn không biết nguyên nhân của hiện tượng này do đâu? Cùng tìm hiểu các thông tin về lỗi này của máy in Brother trong bài viết dưới đây. Máy in ngày càng được sử dụng phổ biến vì nhiều tiện […]
Đặc biệt lưu ý 4 điểm dưới đây nếu không muốn máy in gặp trục trặc, thậm chí là hư hỏng. Có rất nhiều kinh nghiệm sử dụng máy in. Tuy nhiên, nếu dùng máy mà bỏ qua 4 lưu ý cơ bản sau đây thì dù máy có tốt đến mấy cũng nhanh chóng trở thành […]
Tham khảo bài viết sau để nắm được các thao tác vệ sinh máy in tại nhà. Bạn nên vệ sinh máy in định kỳ để đảm bảo tuổi thọ và hoạt động của thiết bị. Cũng như các thiết bị điện tử khác, việc sử dụng, bảo quản và vệ sinh máy in đúng […]
Chia sẻ tất cả các cách hay được áp dụng để tăng tuổi thọ máy in lên 5 – 10 năm nữa. Máy in là thiết bị rất hữu ích cho cá nhân, gia đình, văn phòng. Chính vì vậy, việc tăng tuổi thọ cho thiết bị luôn được nhiều người dùng quan tâm. Tuy […]
Máy in in ra giấy trắng có thể là do hết mực in, lỗi hộp mực, hỏng trục từ, kẹt giấy,…và một số nguyên nhân khác. Cùng tham khảo bài viết sau để chủ động khắc phục tình trạng này. Trong quá trình sử dụng máy in, nhiều trường hợp người dùng đã thực hiện […]
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ TRANG NGUYỄN
Trụ sở: 69/21A1, Đ. 30/4, P. Hưng Lợi, Q. Ninh Kiều, TP. Cần Thơ
Chi nhánh 1: 390D1A, Trần Nam Phú, P. An Khánh, Q. Ninh Kiều, TP. Cần Thơ
MST:
Điện thoại: 02923 783 494 - 0942 387 779
Email:
Kinh doanh sỉ và dự án: 0915 776 663
Email: