8 thủ thuật của máy photocopy thay đổi tư duy văn phòng

02923.783.494

094.238.7779

Luôn sẵn sàng tư vấn

8 thủ thuật của máy photocopy thay đổi tư duy văn phòng

8 thủ thuật của máy photocopy thay đổi tư duy văn phòng

Theo: ngocdiem305 - Cập nhật lúc: 19/09/2020
|
Lượt xem: 1273 lượt
5/5 - (2 bình chọn)
5/5 - (2 bình chọn)

Máy photocopy một thiết bị vô cùng quen thuộc trong cuộc sống hiện đại trong đời sống xã hội nói chung và đối với môi trường văn phòng nói riêng, nhưng mọi người đã hiểu rõ cũng như biết được các thủ thuật sử dụng máy photocopy chưa? Cùng Trang Nguyễn Cần Thơ – Thiết Bị Máy Văn Phòng tìm hiểu với bài viết sau đây nhé.

Máy photocopy văn phòng
Hình ảnh chi tiết máy photocopy văn phòng, máy photocopy văn phòng

Máy photocopy hay còn gọi là thiết bị sao chụp tự động hay máy sao chụp quang học là một thiết bị giúp con người có thể sao chép nhanh chóng, thuận tiện và hiệu quả trên các chất liệu giấy. Trải qua quá trình ra đời và phát triển gần 80 năm, từ chiếc máy photocopy đầu tiên năm 1938 với kích thước khá đồ sộ, mất nhiều thời gian để in 1 trang giấy A4 cũng như chất lượng thành phẩm chưa được đảm bảo thì ngày nay máy photocopy đã trở thành một thiết bị quen thuộc trong đời sống hiện đại, nhưng đối với đại đa số mọi người dù là người lần đầu tiếp xúc hay đã sử dụng máy photocopy trong thời gian dài, máy photocopy cơ bản chỉ là thiết bị để sao chép nhân bản nội dung trên trang giấy, đó là một tư duy dễ hiểu khi đó là tính năng được sử dụng nhiều nhất trên máy photocopy. Nhưng sự thật với máy photocopy, nếu biết hết được các thủ thuật sử dụng, thì nó “còn nhiều hơn cả như thế”. Và với đối tượng nhân viên văn phòng, một trong những nhóm đối tượng sử dụng máy photocopy nhiều nhất, hi vọng bài viết này có thể giúp họ thay đổi tư duy trên để có thể sử dụng máy photocopy hiệu quả nhất với các “thủ thuật” áp dụng trên tất cả các tính năng có thể có của nó.

I. Bảo vệ máy photocopy bằng chế độ tiết kiệm năng lượng, rút nguồn điện khi không sử máy trong thời gian dài

Tiết kiệm điện là một tính năng có mặt trên hầu hết các dòng máy photocopy hiện đại. Với bất kì thiết bị điện tử nào không chỉ riêng máy photocopy, nếu mỗi ngày phải hoạt động trong một thời gian dài sẽ dẫn đến nóng máy, giảm tuổi thọ máy. Để tránh tình trạng trên, cũng như giúp tiết kiệm điện năng tiêu thụ, giữ máy photocopy bền theo thời gian, tiết kiệm thời gian sử dụng,… hãy nhớ lưu ý mở máy ở chế độ tiết kiệm điện, thay vì bật tắt mở thường xuyên.

Ngoài ra, nếu không sử dụng máy trong thời gian dài, nên rút nguồn điền ra khỏi máy. Nếu cắm nguồn điện liên tục rất dễ phát sinh các sự cố cháy nổ khi không sử dụng. Máy photocopy sẽ không hỏng khi bạn rút nguồn điện khỏi máy. Do đó, nếu đi công tác, nghĩ lễ… dài ngày không dùng đến máy photocopy thì hãy rút dây nguồn của máy khỏi nguồn điện.

II. Có nhiều loại khay đựng giấy phục vụ nhiều nhu cầu kích cỡ giấy, loại giấy,…

Khay hông máy photocopy
Hình ảnh giới thiệu về khai hông máy photocopy

Trong máy Photocopy có một hoặc nhiều khay chứa giấy, mỗi khay tùy theo thiết kế có thể chứa từ 250 tới 500 tờ, vị trí khay giấy thường có 2 dạng: đặt ngang hông máy hoặc dưới bụng máy. Tùy theo nhu cầu làm việc trên nhiều kích cỡ giấy, loại giấy, số lượng giấy khác nhau mà máy photocopy được chia thành các loại khay khác nhau gồm: khay nạp tài liệu tự động, khay hông, khay mở rộng.

– Khay nạp tài liệu tự động là một tính năng có mặt trên hầu hết các máy photocopy bất kể kích thước của chúng. Mặc dù nó cung cấp cho bạn ít quyền kiểm soát hơn nhưng khay nạp tài liệu tự động rất hữu ích khi bạn có nhiều trang để sao chép khi chỉ cần trượt văn bản gốc theo trình tự vào khay nạp.  

– Khay hông được sử dụng cho các trường hợp giấy có chất liệu đặc biệt như giấy dày, giấy trong, giấy OHP, bì thư, nhãn…

– Khay mở rộng được sử dụng khi có nhu cầu nạp giấy khổ lớn.

III. Thao tác đơn giản để tùy chỉnh tính năng sao chép

Với các dòng máy photocopy có cả kính sao chép và khay nạp tài liệu tự động. Sao chép kính sẽ cho phép bạn kiểm soát hiệu quả hơn các bản sao.

Thao tác đơn giản, dễ dàng căn giữa bằng cách đặt mặt ban đầu cần copy xuống khuôn kính và ghép nó với mũi tên hoặc lề xung quanh kính để căn chỉnh chính xác nhất.

Ngoài thao tác trên kích cỡ chuẩn, bạn còn có thể tùy chọn phóng to, để phóng to trên bản gốc, hãy ghi lại các phép đo của hình ảnh bạn muốn phóng to, lưu ý rằng không chọn kích thước mục tiêu lớn hơn kích cỡ giấy. Chia tỉ lệ chiều rộng kích thước mục tiêu theo chiều rộng kích thước hình ảnh thực tế và nhân số này với 100, kết quả kích thước cần nhập vào menu là phần trăm mở rộng đó.

IV. Kiểm soát, giới hạn quyền sử dụng máy photocopy bằng chức năng Access

Quét thẻ nhân viên trước khi sử dụng máy photocopy tai văn phòng
Quét thẻ nhân viên trước khi sử dụng máy photocopy tai văn phòng

Máy photocopy thường là thiết bị dùng chung cho cả văn phòng, không có sự kiểm soát nhưng nếu các cấp lãnh đạo muốn nắm được hàng tháng từng cá nhân đã sử dụng bao nhiêu để từ đó tối ưu giải pháp, kiểm soát được chi phí hoạt động, tránh gây thất thoát ngân sách,… thì máy photocopy hoàn toàn có thể hỗ trợ giới hạn quyền truy cập cũng như cung cấp thông tin bằng chức năng access có sẵn trên máy.

V. Bản sao chất lượng hơn với tính năng điều chỉnh độ tương phản

Tinh năng điều chỉnh độ tương phản
Để tạo độ tương phản sắt nét khi in thiết bị máy photocopy

Độ tương phản giữa văn bản, hình ảnh với nền đóng vai trò giúp các bản sao có thể rõ ràng hơn và dễ đọc hơn. Trên hầu hết các máy photocopy, tùy chọn tương phản đều nằm sẵn trên menu, thao tác chọn độ tương phản đơn giản bao gồm các lệnh

  • Expose (lighter – nếu muốn nhạt hơn văn bản gốc; darker – nếu muốn đậm hơn văn bản gốc) bằng cách sử dụng tỷ lệ trên màn hình hoặc các mũi tên trên bàn phím.
  • Text – chế độ mặc định giúp cho ra bản sao văn bản sắc nét nhất 
  • Photo: tăng cường mức xám hình ảnh lên 256 mức nhằm làm cho bản sao hình ảnh có chiều sâu và trung thực nhất
  • Text/Photo: máy photocopy sẽ tự động nhận dạng khu vực nào trên bản gốc là văn bản, khu vực nào là hình ảnh để tự động điều chỉnh nhằm cho ra bản sao sắc nét.

VI. Hỗ trợ được chức năng Fax

Nếu đã được trang bị bo mạch Fax, máy photocopy sẽ không chỉ là máy sao chép tài liệu mà có thể trở thành một chiếc máy Fax cực mạnh với các ưu điểm như tốc độ fax là cực cao, chất lượng tốt, đặc biệt là tiết kiệm được khoản mực của máy fax.

Về lâu dài sẽ là một phương tiết kiệm được chi phí, không gian cho văn phòng khi giờ giờ đây văn phòng của bạn chỉ cần một chiếc máy duy nhất: máy photocopy đa chức năng.

VII. Scan, gửi tài liệu dễ dàng, xóa tan khoảng cách 

Máy photocopy có thể Scan gửi tai liệu đê đăng
Scan là chức năng cực kỳ hữu ích trong mấy photocopy

Máy photocopy còn được bao gồm chức năng quét tài liệu, quét bản gốc của các loại giấy tờ như giấy cấp phép, bằng chứng nhận, giấy đăng kí,…, chưa hết nó còn có thể trực tiếp gửi email một cách nhanh chóng với thao tác vô cùng đơn giản. Chức năng này là một điểm rất đáng lưu ý của máy photocopy khi nó giúp rút gọn được các thao tác làm việc, tiết kiệm được thời gian, đảm bảo tiến độ công việc.

VIII. Chức năng dập ghim và đục lỗ

Với các tài liệu có số lượng lớn, cần phải dập ghim và đục lỗ thủ công thì giờ đây công việc photocopy của bạn sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều khi máy photocopy có thêm tính năng dập ghim và đục lỗ, bạn chỉ việc đặt tập bản gốc lên và nhấn nút photo, máy photocopy sẽ làm hết công việc còn lại cho bạn bao gồm chia bộ rồi đóng ghim hoặc đục lỗ.

Máy photoocpy còn chức năng đập ghim và được lo
Scan là chức năng cực kỳ hữu ích trong mấy photocopy

Không là ngoa để nói tư duy “máy photocopy chỉ dùng để sao chép tài liệu” là sai lầm vì trong thực tế, khi đã nắm được tất cả các thủ thuật sử dụng, nó còn hơn cả thế thì ngoài việc hỗ trợ rất tốt các công việc liên quan đến sao chép, máy photocopy còn là một chiếc máy hữu ích cho các hoạt động có liên quan nói chung cũng như các tác vụ đặc thù trong quá trình làm việc ở chốn công sở, văn phòng, từ đó giúp giảm thiểu được một phần công sức con người, tiết kiệm được thời gian, nâng cao hiệu quả làm việc.

Xem thêm: Máy photocopy và những điều căn bản bạn cần biết!

Xem thêm: Bí mật cách lấy file scan trên máy photocopy RICOH

Nguồn: Công ty Trang Nguyễn

BÀI VIẾT LIÊN QUAN

5 mẹo lắp ráp máy tính để bàn

Theo: Tuấn Kiệt Trang - Cập nhật lúc: 15/01/2022

Trong thời gian làm việc tại nhà, các bạn chắc chắn cần một chiếc máy tính để bàn để học tập giải trí. Khác biệt với laptop, những chiếc PC với ưu điểm là hiệu năng cao và dễ dàng nâng cấp sẽ là lựa chọn không tồi. 1. Nếu không chơi game đừng nên mua thêm […]

Công nghệ của máy photocopy kỹ thuật số giúp cải thiện hiệu quả công việc của văn phòng như thế nào?

Theo: Tuấn Kiệt Trang - Cập nhật lúc: 14/01/2022

5/5 – (1 bình chọn) Các máy photocopy kỹ thuật số mới nhất được cải tiến dựa trên các máy photocopy truyền thống bằng cách tạo ra các bản sao chất lượng tốt hơn, đẩy nhanh quá trình sao chép và bổ sung các cách xử lý tài liệu ở cả 2 dạng điện tử […]

Laptop hoạt động liên tục và bị nóng, nên làm gì?

Theo: Tuấn Kiệt Trang - Cập nhật lúc: 13/01/2022

5/5 – (1 bình chọn) Trong quá trình sử dụng laptop thì vào một thời điểm nào do laptop bị nóng và chậm là dấu hiệu cho thấy máy tinh đang gặp vấn đề… Laptop Hoạt Động Liên Tục Và Bị Nóng, Nên Làm Gì? Trong quá trình sử dụng laptop thì vào một thời […]

In ảnh nên mua máy in nào?

Theo: Tuấn Kiệt Trang - Cập nhật lúc: 12/01/2022

5/5 – (2 bình chọn) Tư vấn để bạn biết chính xác in ảnh nên mua máy in nào. Mong rằng quý khách hàng sẽ có lựa chọn hợp lý nhất; thỏa mãn nhu cầu in ấn của cá nhân; gia đình; văn phòng hoặc cửa hàng kinh doanh.  Với nhu cầu in hình ảnh […]

SSD là gì ? Vì sao nên nâng cấp SSD ?

Theo: Tuấn Kiệt Trang - Cập nhật lúc: 11/01/2022

5/5 – (2 bình chọn) Trên một chiếc máy tính, bất kì bộ phận nào cũng đều có một chức năng riêng của chúng. Không chỉ là CPU, Ram hay Mainboard mới quan trọng, thực tế nếu bạn chỉ thiếu một chiếc ổ cứng thôi thì dàn máy của bạn cũng chỉ như một cục […]

Thông báo lịch nghỉ Tết Nguyên đán xuân Nhâm Dần 2022

Theo: Tuấn Kiệt Trang - Cập nhật lúc: 10/01/2022

5/5 – (2 bình chọn) Kính gửi: Quý Khách hàng, Đối tác! Nhân dịp Tết Nguyên đán 2022 sắp đến, Công ty Cổ Phần Đầu Tư Trang Nguyễn xin gửi đến Quý Khách hàng, Đối tác lời chúc năm mới AN KHANG THỊNH VƯỢNG – VẠN SỰ NHƯ Ý, việc kinh doanh luôn suôn sẻ, […]

Nên mua máy in phun hay máy in laser

Theo: Tuấn Kiệt Trang - Cập nhật lúc: 10/01/2022

5/5 – (1 bình chọn) Có chủ yếu là hai loại máy in có sẵn trên thị trường. Một là máy in phun, và một là máy in laser. Cả hai đều tốt để in các tài liệu thông thường. Máy in phun sử dụng kiểu in truyền thống. Đó là ở đây bạn cần […]

9 cách khắc phục máy tính bị đơ, bị treo nhanh chóng, hiệu quả

Theo: Tuấn Kiệt Trang - Cập nhật lúc: 08/01/2022

5/5 – (1 bình chọn) Những chiếc máy tính để bàn hay laptop của bạn sau một thời gian dài sử dụng có thể gặp các tình trạng đơ hay treo máy, và sẽ khiến bạn cảm thấy khó chịu nếu như vấn đề này làm gián đoạn công việc của bạn. Dưới đây là […]

Những mẹo hay khi sử dụng máy photocopy

Theo: Tuấn Kiệt Trang - Cập nhật lúc: 07/01/2022

5/5 – (1 bình chọn) Thật phiền toái khi máy photocopy gặp phải những vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng. Khiến cho chất lượng công việc của bạn bị ảnh hưởng và không đạt được như mong muốn. Vậy làm cách nào để giúp cho máy luôn được vận hành trơn tru? […]

Lý do nên chọn máy tính bàn khi học trực tuyến

Theo: Tuấn Kiệt Trang - Cập nhật lúc: 06/01/2022

5/5 – (1 bình chọn) Máy tính bàn có độ ổn định và tính an toàn cao, mức giá phù hợp, màn hình lớn, thích hợp cho học sinh, sinh viên học trực tuyến thời dịch. Năm học mới đã bắt đầu, phương pháp học trực tuyến được áp dụng tại các khu vực giãn […]

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ TRANG NGUYỄN

Trụ sở: 69/21A1, Đ. 30/4, P. Hưng Lợi, Q. Ninh Kiều, TP. Cần Thơ

Chi nhánh 1: Số 390D1A, Trần Nam Phú, P. An Khánh, Q. Ninh Kiều, TP. Cần Thơ

MST: 1801387777 do Sở KHĐT TP. Cần Thơ cấp 14/03/2015

Điện thoại: 02923 783 494 - 0942 387 779

Email: tuvan@trangnguyencantho.com.vn

Kinh doanh sỉ và dự án: 0915 776 663

Email: kinhdoanh@trangnguyencantho.com.vn