Tiết lộ cách phân biệt máy in và máy photocopy mini

Nếu bạn đang có nhu cầu mua một thiết bị điện tử phục vụ cho việc in ấn, sao chép nhưng vẫn còn hoay hoay những nhiều loại sản phẩm như máy in, máy photocopy, máy photocopy mini,… Thì hy vọng bài viết này của Trang Nguyễn sẽ cung cấp cho bạn lượng kiến thức cần thiết, từ đó bạn có thể có cái nhìn tổng quan để đưa ra quyết định sẽ chọn mua nhé.

I. Máy in

1. Định nghĩa

Máy in là một loại dụng cụ, thiết bị dùng để tạo ra những bản in ấn, bản sao của các loại tài liệu hay hình ảnh được soạn thảo, thiết kế sẵn bằng những kỹ thuật và phương pháp in được tích hợp trong máy.

2. Phân loại máy in

Máy in nói chung bao gồm nhiều thể loại và công nghệ khác nhau bao gồm in laser, in kim, in phun, in lụa, in typo, in flexo, in offset, in ống đồng,… trong số đó các loại máy in thông dụng hiện nay có thể kể đến là máy in laser, máy phun.

Ngoài ra dựa vào kích thước và chức năng, trên thị trường đã xuất hiện loại máy in đa năng. Loại hình máy in đang phát triển mạnh mẽ vì hợp với xu hướng tích hợp nhiều công nghệ trong một (tất cả trong một) khi ngoài chức năng chính là in ấn, nó còn được tích hợp chức năng photocopy, chức năng scan, chức năng gửi và nhận fax,… Máy in đa năng đa số có mặt trên thị trường là máy in laser và máy in phun với nguyên lý hoạt động tương tự máy in thông thường.

3. Ưu – nhược điểm của máy in 

Có thể điểm ra ưu nhược điểm của máy in dựa trên từng loại máy in như sau:

a. Máy in phun: 

• Ưu điểm: máy tương đối rẻ, in ảnh rất đẹp và có thể đạt độ phân giải cao, mịn nét.
• Nhược điểm: dễ bị hỏng đầu phun, việc cân chỉnh màu có khi ra kết quả không thực, giá mực đắt

b. Máy in laser:

• Ưu điểm: rất phù hợp để in văn bản do tốc độ in cao, in được liên tục, văn bản in rõ nét và không bị lem màu, mực in giá trung bình, dễ thay thế và độ bền rất tốt. Một số loại máy còn có thêm chức năng chống kẹt giấy…
• Khuyết điểm: giá tiền cao, tiêu thụ điện năng nhiều hơn các dòng sản phẩm khác cùng loại. Không in hình ảnh được trên giấy ảnh…

c. Máy in kim:

• Ưu điểm : Máy có độ bền cao hơn các chủng loại khác. Giá mực rẻ hơn so với mực in phun và mực in laser. In được trên giấy nhiều liên, giấy than, giấy cuộn, hóa đơn thuế, mực cực bền, dành cho các sản phẩm không yêu cầu chất lượng bản in cao.
• Khuyết điểm: Khi in phát ra tiếng ồn, in chậm; chất lượng in không cao, độ nét thấp.

d. Máy in đa năng:

Riêng với máy in đa năng có những ưu điểm nổi bật như:

• Ưu điểm đầu tiên không thể không nhắc đến chính là sự đa năng, đúng như tên gọi, loại máy in này tích hợp nhiều tính năng hữu ích như in, in màu, photo, scan, fax,… Cực kì hữu ích đối với công việc văn phòng, thiết kế,…

• Bên cạnh đó, máy in đa năng giúp tiết kiệm không gian và dễ dàng di chuyển đáng kể. Đây có thể nói là giải pháp tối ưu cho những văn phòng nhỏ và vừa hoặc dùng cho gia đình, phòng trọ. Đáp ứng được về cơ bản yêu cầu in ấn, scan, photo không quá cao của khách hàng.

• Máy in đa chức năng giúp nâng cao tốc độ in. Những loại máy có tốc độ in cao hơn có thể dẫn đến năng suất cao hơn cho các văn phòng với một số lượng nhỏ hơn của nhân viên.

• Máy in đa năng dễ sử dụng với bộ điều khiển trực quan, chi phí thay mực in định kì cũng không quá mắc. Dao động từ 80.000đ – 100.000đ cho 1 lần sử dụng khoảng 2000 tờ giấy.

Tuy nhiên, máy in đa năng cũng có những nhược điểm:

• Hiếm khi có một chức năng nào hoạt động xuất sắc, tất cả các chức năng chỉ hoạt động ở mức tương đương ngang nhau vì đã tích hợp nhiều tính năng vào một thiết bị, có thể gây ra sự lãng phí nếu không sử dụng hết các chức năng.

• Hộp mực nhanh hết nên tần suất đổ mực cao dẫn đến tuổi thọ của hộp mực không được cao. 

4. Các bước cơ bản sử dụng máy in

Bước 1: Cài đặt máy in với máy chủ – Mỗi máy in đều có Driver riêng kèm theo máy in. Do đó, nếu bị thất lạc thì bạn có thể tìm kiếm trên Google để cài đặt lại.

Bước 2: Thiết lập quyền chia sẻ máy in với các máy còn lại bằng lệnh Printers and Device or Printers and Faxes

Bước 3: Kết nối hệ thống máy tính với máy in – Các máy cùng hệ thống có thể sử dụng máy in, do đó, bạn có thể kết nối bằng mạng nội bộ để tiện lợi kết nối máy in với nhiều máy tính.

Bước 4: Tiến hành in tài liệu – Sau khi cài đặt xong, thực hiện việc in ấn nhanh chóng bằng lệnh Ctrl + P với các thông số phù hợp.

II. Máy photocopy mini

1. Định nghĩa

Máy photocopy hay còn gọi là thiết bị sao chụp tự động hay máy sao chụp quang học là một thiết bị giúp con người có thể sao chép nhanh chóng, thuận tiện và hiệu quả trên các chất liệu giấy. Trải qua quá trình ra đời và phát triển gần 80 năm, máy photocopy đã trở thành một thiết bị quen thuộc trong đời sống hiện đại. Trên thị trường hiện nay có rất nhiều loại máy photocopy với đủ kiểu dáng kích thước, nhãn hiệu trong số đó có thể kể đến dòng máy photocopy mini với các đặc điểm nổi bật là nhỏ gọn, thường có đầy đủ tính năng copy, in, scan, fax – đáp ứng được nhu cầu của những văn phòng nhỏ với số lượng nhân viên hạn chế.

2. Phân loại

Máy photocopy mini thường được phân loại dựa trên dòng máy của các thương hiệu, có thể kể tên các dòng máy sau đây:

a. Máy photocopy Konica Bihuz 206

Konica Minotal là một trong các thương hiệu có mức giá hợp lý nhất trong các dòng máy photocopy mini. Tuy nhiên máy chỉ phục vụ cho khổ in A4 thích hợp với văn phòng in tài liệu học tập, sinh hoạt…

b. Máy photocopy Xerox S2110

Máy photocopy Xerox S2110 – một trong những dòng máy copy được ra đời thay thế cho dòng máy S2011. Như trước đó S2011 đã tạo nên một cơn sốt rất lớn đối với khách hàng. Đó là dòng máy đã khuấy động, làm mưa làm gió trong suốt các năm vừa qua. Bước sang dòng S2110 thì chức năng in bản đã được nâng cấp. Máy có thể in 21 bản/1 phút, cấu hình đơn giản và trau chuốt hơn so với dòng S2011. Độ bền, hoạt động trơn tru hơn rất nhiều. Và đây được đánh giá là máy siêu gọn nhẹ có thể dùng để thay thế cho S2011.

c. Máy photocopy Xerox  S2320

Đây được xem là một dòng model đáng lưu tâm của hãng Xerox. Nó được đánh giá như máy S2110 nhưng tốc độ xử lý nhanh và cao hơn. Và S2320 và S2110 cũng chính là hai mã máy mà khách hàng có thể lựa chọn ưu tiên hàng đầu.

3. Ưu nhược điểm của máy photocopy mini

a. Ưu điểm

• Tiết kiệm chi phí đáng kể, là giải pháp cho những doanh nghiệp không có nhu cầu in ấn cao. 
• Nhỏ gọn, có thể đặt gọn trên bàn làm việc, phù hợp với những văn phòng làm việc không gian chật, hẹp.

b. Nhược điểm:

• Tốc độ chậm, thông thường là dưới 25 trang/ phút
• Chỉ hỗ trợ size giấy A4 và không thể sử dụng để in với công suất lớn.

4. 4 bước sử dụng máy photocopy

Bước 1:  Khởi động máy bằng công tắc nguồn

Bước 2: Nạp tài liệu copy – Đưa tài liệu cần copy lên mặt kính của máy dựa theo dòng kẻ phân trên mặt kính (đặt lên khay nạp bản gốc nếu máy có chức năng rút tự động). 

Bước 3: Cài đặt cho quy trình copy – sau khi nạp dữ liệu cho máy, tiến hành cài đặt màu sắc, số lượng bản sao cần thiết. 

Bước 4: Hoàn thiện quy trình copy – sau khi đã kiểm tra cài đặt cho quy trình copy, ấn phím “Start” hoặc “Copy” để máy tiến hành copy dữ liệu đã nạp và thu sản phẩm.

Lưu ý có thể kết nối máy in với các thiết bị:

• Kết nối máy in với máy tính thông qua cổng LPT truyền thống hoặc các cổng USB.
• Kết nối máy in với mạng máy tính thông qua cổng RJ45 để chia sẻ in chung trong một mạng LAN.
• Ngoài ra còn có thể kết nối máy in thông qua qua bluetooth hoặc Wi-fi để thực hiện in ấn từ các thiết bị di động.

III. So sánh máy in và máy photocopy mini

1. Giống nhau: 

• Đều là thiết bị điện tử hỗ trợ xử lí tài liệu bằng chức năng sao lưu, in án, có thêm các chứng năng liên quan như nhận/gửi fax, lưu trữ tài liệu.
• Gồm có 4 bước cơ bản để thao tác sử dụng

2. Khác nhau:

• Máy in: thiên về công việc in ấn phù hợp những công việc không cần sản xuất tài liệu đồng loạt.
• Máy photocopy: thiên về sao chép tài liệu, phù hợp với công việc cần sản xuất tài liệu hàng loạt.

Qua những thông tin định nghĩa, phân loại, ưu nhược điểm, các bước cơ bản thao tác sử dụng và so sánh điểm giống và khác nhau,, hi vọng các bạn có thể dễ dàng phân biệt máy in và máy photocopy để có thể chọn mua được loại máy phù hợp với nhu cầu cũng như kỳ vọng của gia đình hoặc doanh nghiệp.

Công ty Trang Nguyễn