Hướng dẫn sử dụng máy fax

Máy fax từ lâu đã là thiết bị rất quen thuộc đối với các văn phòng, doanh nghiệp. Nó được sử dụng rộng rãi vì tính tiện ích, giúp trao đổi thông tin giữa người với người trong khoảng thời gian ngắn nhất. Thị trường hiện nay có rất nhiều dòng máy fax hiện đại, đa dạng về kiểu dáng, chức năng.

1. Các bước sử dụng máy fax đơn giản

Cách sử dụng máy fax rất đơn giản, giống như thao tác khi bạn sử dụng máy photo hoặc máy in. ATALINK sẽ hướng dẫn bạn các bước sử dụng máy fax đúng cách và đơn giản:

Bước 1: Thiết lập chế độ nhận fax

Thực hiện nhấn 3 phím “#”, “7”, “3”. Sau khi nhấn xong màn hình sẽ hiển thị dòng chữ “Manual Answer” và các chức năng khác để lựa chọn.

Chức năng “Tel”: chế độ nghe gọi bình thường, khi có chuông điện thoại reo chỉ cần nhấc điện thoại lên và nghe. Đối với fax, cần nhấn “Start”, đặt ống nghe xuống và thiết bị sẽ tiến hành tự động nhận fax và gửi đến cho bạn.

Chức năng “Tel / Fax”: khi nhận tín hiệu fax máy sẽ tự động gửi đến người nhận. Thông qua tiếng chuông báo và nếu như có tín hiệu điện thoại máy sẽ tiến hành đổ chuông.

Chức năng “Fax only mode”: để cài đặt cần tiến hành nhấn phím “Auto Answer”, nếu đèn báo “Auto Answer” máy đang chế độ “Fax only mode”, ngược lại đèn không sáng có nghĩa là thiết bị đang chế độ “Tel / Fax” hoặc “Tel”.

Chức năng “TAM / Fax”: để cài đặt nhấn phím “Menu” -> nhấn tổ hợp 3 phím bao gồm “#”, “7”, “8” -> chuyển về chế độ “TAM / Fax” (sau một hồi chuông mà người nhận không nhận được tín hiệu tín hiệu máy fax, máy sẽ chuyển sang chế độ ghi âm lời nhắn từ người gửi).

Bước 2: Thiết lập số hồi chuông để nhận fax

Tiến hành nhấn tổ hợp phím “#”, “7”, “8” -> màn hình chuyển sang chế độ “Tel / Fax Ring”, chế độ này có thể lựa chọn bản nhạc chuông mà bạn muốn cài đặt, giúp bạn nhận diện fax đang gửi đến -> cài đặt xong nhấn phím “Set” để lưu các lựa chọn.

Bước 3: Thiết lập chức năng thống kê cho máy fax

Để cài đặt chức năng thống kê cần thực hiện các thao tác như sau: nhấn tổ hợp phím “#”, “2”, “2” -> nhấn phím “Navigator” tiến hành lựa chọn chế độ phù hợp.

Chọn chế độ “ON” thiết bị sẽ tiến hành báo cáo thống kê 35 bản in fax

Chọn chế độ “OFF” thiết bị sẽ không tiến hành báo cáo sau 35 bản in fax

Sau khi chọn xong chế độ cần thiết lập -> nhấn phím “Set” để xem và chọn lại các thao tác đã được tiến hành cài đặt

Bước 4: Cài đặt chế độ sau mỗi bản fax để in báo cáo

Tiến hành nhấn tổ hợp phím “#”, “0”, “4” -> màn hình xuất hiện dòng chữ “Sending report” -> nhấn phím “Set” lựa chọn chế độ “Mode = Off”. Chế độ này được thiết lập thì sau mỗi bản fax chuyển đến máy sẽ không tiến hành in ra báo cáo quá trình thực hiện bản fax.

Nếu muốn in báo cáo về quá trình nhận bản fax, thực hiện các thao tác sau: nhấn phím “Navigator” chiều mũi tên tăng giảm (+, -) để lựa chọn chế độ “Mode = On”.

Trong trường hợp không gửi được fax thành công hoặc xảy ra vấn đề trong quá trình gửi fax, thiết bị sẽ có chế độ gửi báo cáo phản hồi về trường hợp này, cần lựa chọn chế độ “Mode = Error”.

Cài đặt chế độ xong, phải tiến hành nhấn phím “Set” để lưu lại các thao tác vừa thực hiện

Bước 5: Thao tác tiến hành gửi bản fax

Các thao tác để thực hiện gửi bản fax: úp tài liệu cần gửi vào vị trí đặt tài liệu -> nhấn tổ hợp phím “SP-PHONE” -> quay số fax theo số thông tin người nhận -> chờ máy fax hoạt động, sau khi máy fax sẵn sàng truyền thông tin đi sẽ báo hiệu tiếng “rít” -> nhấn phím “Start” gửi fax đi.

Bước 6: In danh sách số fax gọi đến

Máy fax có chức năng hiển thị số fax gọi đến và sẽ được lưu vào danh sách có thể lên đến 30 số fax.
Chức năng này được cài đặt như sau: nhấn phím “Menu” màn hình hiện chế độ “System Setup” -> nhấn tổ hợp phím “#”, “2”, “6” màn hình sẽ hiển thị chế độ “Auto Call List” -> nhấn phím “Navigator” chọn chế độ “On” -> nhấn phím “Set” để lưu lại các thao tác vừa thực hiện.

2. Cách gửi bản fax bằng máy tính

Sau đây là các bước giúp bạn thao tác dễ dàng hơn khi gửi bản fax bằng máy tính, tiến hành như sau:

Bước 1: Khi gửi fax nhấn đúp vào biểu tượng “Fax” trên màn hình máy tính -> mở cửa sổ chương trình fax -> nhấn chọn “New Fax” hoặc chọn “File” -> tiếp tục nhấn chọn “Send a fax”.

Bước 2: Màn hình xuất hiện cửa sổ để hướng dẫn gửi fax -> nhấn chọn “Next”.

Bước 3: Nhập thông tin, tên nơi muốn gửi fax và nhấn chọn “To” -> nhập số fax nơi gửi đến người nhận, vào mục “Fax number”. Nếu fax đã lưu địa chỉ người gửi, chỉ cần nhấn phím “Address Book”.

Trong trường hợp muốn gửi đến nhiều địa chỉ khác nhau, nhấn phím “Add” tiếp tục nhập tên, số fax của người nhận -> chọn “Next”.

Bước 4: Vào mục “Schedule” sẽ có những sự lựa chọn như: nhấn chọn “Now” nếu muốn gửi bản fax ngay. Hoặc nhấn chọn “Specific time in the next 24 hours” để ấn định thời gian gửi đến người nhận. Hoặc nhấn chọn “High” sẽ có sự ưu tiên gửi bản fax trước hoặc sau.

Bước 5: Khi bản fax đã chuẩn bị xong, nhấn phím “Finish” để gửi đi. Trước khi gửi nên xem lại để chỉnh sửa và kiểm tra nội dung, thao tác đã đúng chưa sau đó nhấn phím “Preview Fax”. Chương trình được xử lý và gửi đến cho người nhận theo đúng chế độ trong mục “Schedule” đã cài đặt.

3. Cách gửi bản fax qua internet bằng gmail

Tùy vào tính tiện lợi nhiều doanh nghiệp sẽ chọn cách gửi fax qua internet bằng gmail, các bước cụ thể như sau:

Bước 1: Cần phải có tài khoản fax trực tuyến. Nếu chưa có thì phải tiến hành đăng ký địa chỉ email với dịch vụ fax trực tuyến.

Bước 2: Mở hộp thư của gmail trong trường hợp đã đăng ký email, để sẵn sàng đăng nhập. Lưu ý, sẽ không gửi được fax từ ứng dụng gmail trên điện thoại.

Bước 3: Nhấn phím màu xám “COMPOSE” ở bên trái phía trên hộp thư email, để soạn thông tin người gửi.

Bước 4: Nhập số fax của người nhận và mở rộng dịch vụ. Gõ số fax của người cần nhận bản fax -> nhấn nút “To”.

Bước 5: Nhấn phần mở rộng dịch vụ, để viết thư xin việc hãy nhập từ khóa “cover letter” hay thư xin việc click chọn mục “Subject”. Nếu không nộp đơn xin việc thì sẽ để trống.

Bước 6: Tải file tài liệu gốc vào mail. Ghi thêm nội dung email trong cửa sổ (nếu cần thiết) nếu như gửi fax bằng văn bản.

Bước 7: Nhấn chọn phím “Send”, biểu tượng màu xanh dương bên trái cửa sổ, ở phía dưới.