Chức năng Scan là một trong những chức năng rất có ích của máy photocopy Toshiba và Ricoh. Máy photocopy có chức năng scan màu thông qua mặt gương hay ADF và lưu trữ vào bộ nhớ máy và lưu trữ với độ bảo mật cao. Dưới đây sẽ hướng dẫn cài scan to folder cho máy photocopy:
Là cách để chúng ta có thể scan và lưu file scan ngay tại folder chỉ định trên máy tính của mình. Với việc scan to folder này thì chúng ta sẽ được bảo mật thông tin một cách tuyệt đối. Với những tiện ích mà việc scan to folder này mang lại. Sẽ giúp cho người sử dụng có thể dễ dàng quản lý file scan của mình. Cũng như các user có thể tự quản lý riêng các file scan của mình bảo mật, an toàn.
Để việc cài đặt scan folder từ máy photocopy vào máy tính trở nên dễ dàng, thuận tiện, trước tiên bạn cần tìm hiểu qua một số thuật ngữ chuyên ngành để hiểu rõ hơn về tính năng này.
Local Network (Mạng nội bộ)
Đây là hệ thống kết nối các máy tính hoặc các thiết bị ngoại vi trong cùng hệ thống mạng LAN.
Với hệ thống mạng nội bộ này, bạn có thể kết nối máy tính hay các thiết bị ngoại vi như máy photocopy Ricoh với nhau một cách nhanh chóng.
Ưu điểm của mạng nội bộ LAN là có thể scan một cách bình thường mà không cần sử dụng tới mạng Internet.
Permission to access Folder (Quyền truy cập thư mục)
Là quyền truy cập của người dùng đến các folder trên máy tính do người dùng thiết lâp và cài đặt. Thông qua mạng nội bộ LAN mà bạn có thể phân quyền trung cập cho các User.
User Authentication (Xác thực người dùng)
Xác thực người dùng thực chất là tài khoản xác thực mà bạn đăng ký trên web quản lý nội bô của máy photocopy Ricoh chính hãng để thực hiện việc Scan.
Path (Đường dẫn)
Path là đường dẫn từ máy photocopy Ricoh chính hãng tới các Folder trên máy tính của từng User. Khi tiến hành xong việc Scan, máy photo sẽ giử file Folder thông qua đường dẫn này.
User Name (Tên người dùng)
Là tên của từng User khác nhau trên máy tính. Tên này dùng để xác thực khi máy photocopy Ricoh chính hãng Scan xong gửi file tới Folder người dùng.
Bước 1: Tạo folder mới trên máy tính, sau đó chọn chức năng share/chia sẻ, rồi phân quyền cho folder.
Bước 2: Chọn “Control Panel”, chọn “Windows Firewall”, sau đó nhấn chọn & tích vào “Turn off”.
Bước 3: Kiểm tra địa chỉ IP máy photocopy. Sau đó, bạn vào trang web quản lý của máy photocopy mở trình duyệt Chrome, gõ địa chỉ IP của máy photocopy lên trình duyệt. TẠO USER CODE MÁY PHOTOCOPY RICOH TRÊN WEB ADMIN
Bước 4: Khi thấy trên góc phải màn hình thấy dòng chữ Login, hãy click vào, rồi đăng nhập user với admin và pass.
Bước 5: Bạn nhìn sang bên trái, thấy mục Address Book, click để add user.Cách cài đặt scan to folder cho máy photocopy Ricoh trên hệ điều hành Win 7/8
Bước 6: Điền tên người dùng bao gồm cả tên và key display.
Bước 7: Tại mục folder Authentication, bạn gõ username với account và password vào.
Bước 8: Tại mục path, bạn điền đường dẫn tới thư mục Scan, sau đó click phải chọn My computer, chọn Properties, xem tên trên máy tính là gì rồi vào Start chọn Run.
Bước 9: Bấm chọn Save, Another và chọn Logout.
Bước 1: Tạo folder riêng rồi lựa chọn chức năng share và full quyền cho folder mới tạo ở trên máy tính của bạn.
Nhấn chuột phải chọn Properties chọn Tab Security-> chọn Edit click chọn -> bấm Apply (Bật tính năng chia sẻ và thiết lập full quyền cho folder đó để dễ dàng sử dụng mà không bị hạn chế về sau)
Bước 2: Tắt Windows Firewall sau khi tạo folder xong thì bạn nhấn chọn Control Panel ->nhấn chọn Windows Firewall->nhấn chọn Turn Windows defender Firewall on or off rồi nhấn chọn hết các dấu Turn off.
Bước 3: Đăng nhập trình duyệt web Kiểm tra địa chỉ IP của máy photocopy. Truy cập Chrome rồi vào trang web quản lý máy và gõ địa chỉ IP của máy photo vào.
Bước 4: Bấm vào Login sẽ xuất hiện ở góc phải phía trên màn hình. Sau đó tiến hành đăng nhập với User là admin và để trống password.
Bước 5: Nhấp vào Address book – > Add User.
Bước 6: Gõ tên người dùng tùy chọn và Key Display là tên hiển thị trên màn hình máy photo.
Bước 7: Tiến hành điều đường dẫn tới thư mục scan với cách thực hiện. Ở mục Path, nhấn chọn phải để chọn My Computer -> Properties, rồi xem tên máy là gì. Sau đó thực hiện thao tác Start-> Run -> ên máy tính.
Bước 8: Chọn lệnh Save anh Add Account rồi chọn Logout.
Bước 1: Truy cập vào Web Image Monitor của máy photocopy Ricoh
Bước 2: Nhập địa chỉ IP hiện tại của máy photocopy vào trình duyệt Chrome.
Bước 3: Tại mục Print Job/ Stored File->Document Server-> Tìm đến file SCAN vừa Scan,chọn PDF và tải file Scan xuống máy tính. Lưu trữ và đặt tên file
Sau khi hoàn tất quá trình cài đặt trên máy tính, bạn có thể thực hiện scan theo chỉ dẫn sau tại giao diện của máy scan Ricoh. Cụ thể
Bước 1: Để tạo file scan bạn cần để văn bản đúng khay sau đó chọn lệnh “Scanner”, Store File” và “Store Only”.
Bước 2: Đổi tên File để dễ phân biệt sau đó chọn “OK” để tiến hành scan.
Bước 3: Bên cạnh đó bạn cũng có thể thay đổi một số mặc định của máy như sau trong nút “Scan Setting” như:
Chọn chế độ “Full color” để scan màu thay vì scan trắng đen như mặc định đối với những dòng máy có hỗ trợ scan màu. Trong trường hợp muốn scan trắng đen bạn có thể vào lại và bỏ chọn mục trên.
Nhấp vào “Original Feed Type” sau đó chọn “1 Sided Original” nếu bạn muốn tài liệu được scan trên một mặt duy nhất
Nhấp vào “Original Feed Type” sau đó chọn “2 Sided Original”: nếu bạn muốn scan cả hai mặt của tài liệu.
Chọn “Single Page” khi bạn muốn Scan mỗi trang thành 1 file và nhấp vào “Multi Page” để thực hiện điều ngược lại, mỗi file gồm nhiều trang.
Cách lấy file Scan từ máy photocopy Toshiba
Cài password mới cho máy photocopy Toshiba
Bước 1: Trên bảng điều khiển, bạn bấm chọn Counter
Bước 2: Bấm department management
Bước 3: Bạn nhấn vào Password
Bước 4: Để cài đặt password cho máy photocopy Toshiba, bạn có thể tùy chọn các phím số bên cạnh màn hình cảm ứng.
Bước 5: Sau khi nhập mật khẩu xong, bạn bấm chọn Ok
Bước 6: Tiếp tục bấm department registration
Bước 7: Bấm Entry
Bước 8: Sau đó, bạn nhập tên đăng nhập và password riêng cho từng nhân viên và phòng ban tùy thích trên phím cảm ứng của máy photocopy Toshiba
Bước 9: Bấm Ok
Sau khi kết nối thành công, bây giờ bạn hãy Scan file mà bạn cần và lấy File Scan. Bạn bấm tổ hợp phím “ Windows + R”. Trong hộp thoại Run nhập địa chỉ IP máy photocopy và bấm ENTER. Đến đây bạn sẽ thấy thư mục File Share của máy photocopy Toshiba (Nó sẽ là nơi chứa File Scan của bạn). Và bạn có thể lấy file Scan được rồi.
Cty Trang Nguyễn
CHIA SẺ BÀI VIẾT
© 2024 Trang Nguyễn | Powered by AlphaGroup
