Hướng dẫn cách sử dụng máy in chi tiết cho người mới dùng

Đối với những người mới mua máy in, những chức năng trên máy quá phổ biến, hướng dẫn sử dụng máy in sẽ khiến nhiều người không khỏi bối rối. Vì vậy, trong bài viết dưới đây, Trang Nguyễn Cần Thơ sẽ tổng hợp và tóm gọn 3 bước căn bản để người tiêu dùng biết cách sử dụng máy in an toàn, thuận tiện hơn, lại giúp máy bền bỉ.

I. Các bước sử dụng máy in đúng quy trình:

1. Cài đặt máy in với máy chủ:

Trước tiên để có thể cấu hình và sử dụng được máy in, chúng ta bắt đầu bằng cách cài đặt máy in và kết nối máy in với thiết bị máy tính trong văn phòng của mình. Chúng ta tạm thời gọi máy đang cài đặt và kết nối là máy chủ.

Các bạn phải tiến hành cắm dây USB kết nối giữa máy tính sở hữu máy in. Và thực hiện bật nguồn cả 2 thiết này lên. Công việc kế tiếp đó chính là tải Driver máy in thích hợp với máy in mà chúng ta đang dùng và cài đặt lên máy tính.

Thông thường, khi mua chiếc máy in nào thì nhà cung cấp đều phát kèm theo 1 đĩa Driver máy in đi kèm theo máy. Vì vậy chúng ta với thể sử dụng đĩa driver máy in này để cài đặt driver cho máy in và máy tính.

Công việc cài đặt rất đơn giản, các bạn tiến hành cài đặt và làm theo hướng dẫn trên màn hình khi cài Driver máy in là sẽ cài đặt thành công. Và sau khi cấu hình thành công máy in vào trên máy tính thì các bạn tiến hành in thử để kiểm tra hoạt động của máy in. Nếu đã in thành công thì chúng ta đã hoàn thành xong bước 1. Và hiện nay trường hợp các bạn muốn kết nối máy in nhanh qua mạng thì các bạn thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Chia sẻ máy in ở máy chủ thông qua chuẩn mạng LAN. Bằng cách nhấn Control Panel –> Printer and Faxes –> Chuột phải vào máy in mới cài đặt và đổi tên cho máy in sau đấy chọn Sharing máy in trên mạng LAN.
• Bước 2: Trong Control Panel tiếp tục chọn mục Windown Firewall –> Exception –> Chọn vào ô File and Printer Sharing trong mục Programs and Services để tạo lựa chọn truy cập cho máy in.
• Bước 3: Truy cập vào những máy tính khác trong mạng và tiến hành kết nối máy in. Các bạn tìm Control Panel –> Printer and Faxes –> Tiến hành nhấp chuột phải vào cửa sổ mới hiện ra. Chọn Add printer –> click Next –> tìm A network Printer or a printer attached to another computer –>Next –> tìm máy in –> nhấn Yes để lấy máy in đó là máy in mặc định cho tất cả những lệnh in.

2. Cách chia sẻ máy in qua mạng LAN hoặc mạng Wifi nội bộ

Sau khi bạn tiến hành cài đặt máy in ở bước một thành công thì chúng ta sẽ chuyển sang tiếp bước 2 đó chính là cài đặt tính năng chia sẻ máy in trong mạng LAN. Để những máy trong nội bộ công ty có thể cùng dùng máy in và in được bình thường.

Để có thể chia sẻ máy in qua mạng LAN hoặc mạng Wifi thì bước đầu tiền chúng ta sẽ bật tính năng chia sẻ máy in lên ở máy tính chủ. Máy tính chủ là máy mà chúng ta vừa tiến hành cài đặt in ở bước một xong. Các thực hành những bước như sau:

a. Thực hiện chia sẻ và kết nối máy in qua mạng trên Win 7 – Win 7

Nếu như các bạn đang muốn kết nối máy in và chia sẻ máy in qua mạng LAN hoặc là mạng Wifi nội bộ công ty mà các máy tính đang sử dụng hệ điều hành là Win 7 với nhau thì các bạn tiến hành thực hiện lần lượt theo các bước sau:

• Bước 1: Trước tiên, mở Control Panel > Printers and device or Printers and Faxes ( Có chữ Printers hay Device là chọn vì mỗi hệ điều hành Win lại khác nhau phần tên chia ).
• Bước 2: Trong cửa sổ Devices and Printers, các bạn click chuột phải vào máy in. Và tiến hành chọn Properties -> Share this printer.
• Bước 3: Như vậy là chúng ta đã bật tính năng chia sẻ máy in trên máy chủ thứ nhất. Và bây giờ sẽ kết nối máy in và máy tính khác để có thể in.

Tại các máy tính khác muốn có thể in được các bạn thực hiện theo bước sau: Mở Control Panel > Devices and Printers, chon Add a printer.

Tiếp theo các bạn click chọn Add a network, wireless of Bluetooth printer (sử dụng máy in trong mạng LAN hoặc mạng không dây, qua sóng Bluetooth).

Tại đây danh sách các máy in được kết nối trong mạng LAN sẽ được liệt kê lại. Các bạn tiến hành click chọn rồi nhấn Next, driver từ máy chủ sẽ tự tải về máy bạn trong tích tắc
Như vậy khi quá trình kết thúc là chúng ta đã có thể in trên các máy tính khác trong công ty của mình. Nếu các bạn muốn chia sẻ máy in qua mạng LAN hoặc là mạng Wifi nội bộ giữa các máy tính Win Xp với Win Xp hoặc Win 7 thì các bạn thực hiện lần lượt các bước như sau:

b.Thực hiện chia sẻ và kết nối máy in qua mạng trên Win XP – Win XP:

• Bước 1: Để tiến hành bật chức năng share, chia sẻ máy in lên mạng LAN của máy in. Các bạn thực hiện như sau: Start -> Control Panel > Devices and Printers. Tại đây các bạn click chuột phải vào máy in và chọn Sharing… Tiếp theo, chúng ta tiến hành nhập tên cho máy in và máy tính của bạn để dễ phân biệt các may in và sau đó nhấn OK để lưu lại.
• Bước 2: Để sử dụng chức năng in tại các máy tính, chúng ta tiến hành thêm máy in vào. Các bạn chọn mục Add a printer. Đến đây các bạn chọn đúng tên máy in đã đặt lại mà chúng ta tiến hành chia sẻ ở bước trên: Như vậy là chúng ta đã hoàn thành xong rồi.

3. Tiến hành in tài liệu

a. Hướng dẫn cách in tài liệu trong Word

In văn bản là công việc thường xuyên và liên tục đối với đa số những nhân viên văn phòng. Tất cả các phiên bản Word của Microsoft đều được tích hợp tính năng này giúp người dùng có thể trực tiếp in ấn tài liệu, hồ sơ mà không phải sử dụng thêm bất cứ ứng dụng hay phần mềm nào khác. Vậy làm thế nào để in tài liệu trong Word?

Hướng dẫn cách in tài liệu trong Word 2016, 2013

Phiên bản Microsoft Word 2013 và 2016 có giao diện gần như giống nhau, trong đó cách in tài liệu trong phiên bản cũng tương tự nhau nên các bạn chỉ cần lần lượt thức hiện các bước sau:

• Bước 1: Trước tiên, trên thanh Menu, các bạn nhấn vào File
• Bước 2: Click Print và điều chỉnh các thông số bản in phù hợp với nhu cầu
• Bước 3: Nhấn vào nút Print để in tài liệu hoặc hồ sơ

Các thông số cơ bản có trong phần in Word 2016, 2013:

• Pinter: Nơi chứa các máy in mà máy tính bạn đã kết nối.
• Print all Pages: Lựa chọn in toàn bộ hay in riêng lẻ trang của tài liệu đã chỉ định.
• Print one Slied (in 1 mặt) hoặc Print on Both Sides (in 2 mặt giấy), tuy nhiên lưu ý là không phải tất cả các loại máy in đều hỗ trợ in 2 mặt
• Collated: thứ tự in các bản in, bạn có thể chọn in mỗi bản 1 lần hoặc in mỗi trang của các bản in chung một lượt
• Portrait/ Lanscape Orientation: Lựa chọn in theo bản dọc hay ngang.
• Paper size: lựa chọn khổ giấy, cỡ giấy in.
• Normal Magins: Căn chỉnh khổ giấy, kích thước hiển thị chữ trên giấy in.
• Page per sheet: Gộp nhiều tờ vào một tờ để in 1 lượt.
• Copies: số lượng bản in (tùy chọn).
• Page per sheet: Lựa chọn in gộp các trang in của văn bản lại trên 1 trang. Có thể lựa chọn in 2/4/6 hoặc 8 trang gộp thành 1 trang.

Cách sử dụng máy in để in tài liệu trong Word 2010

– Bước 1: Trước tiên, nhấn vào File trên thanh Menu.
– Bước 2: Trong mục File bạn click Print và điều chỉnh các thông số cơ bản máy in, sau đó nhấn vào Print để in tài liệu.

Cách sử dụng máy in để in tài liệu trong Word 2007

Cách sử dụng máy in để in tài liệu trong Word 2007 tương tự như phiên bản 2016, 2013 hay 2010.
– Bước 1: Trên giao diện Word bạn click chuột vào biểu tượng Office
– Bước 2: Tiếp theo, chọn liên tiếp Print → Print
– Bước 3: Sau cùng, lựa chọn máy in → nhấn OK để in
Khi bạn sử dụng Microsoft Word nên lưu ý các thông số cơ bản trong phần in của phiên bản MS Word 2007 có khác biệt so với những phiên bản 2010, 2013, 2016 trước đó:
– Name: Đây là tên máy in mà có kết nối mà bạn có thể sử dụng.
– Page range: Tùy chọn này đánh dấu các trang trên tài liệu mà bạn sẽ in. Ví dụ như:

• All: tất cả.
  +Current page: chỉ in trang hiện tại của tài liệu.
• Pages: in theo số trang chỉ định được nhập vào.
  – Copies: Số bản in muốn in.
  – Print what: Là nội dung cần in
  – Print: Cách theo trang chẳn và lẻ (cách nhau 2 mặt giấy).
  – Pages persheet: Bạn có thể in nhiều trang trên cùng một khổ giấy.
  – Scale to paper size: Thu phóng tỷ lệ bạn có thể chọn ở đây.
  Cách sử dụng máy in để in tài liệu trong Word 2003
  – Bước 1: Đầu tiên, từ cửa sổ Word 2003, chọn File → Print.
  – Bước 2: Sau khi Click vào nút Print, cửa sổ Print sẽ hiển thị. Sau đó, các bạn có thể lựa chọn các thông số cơ bản phù hợp cửa sổ này. Các thông số cơ bản của phiên bản MS Word 2003 gần giống với phiên bản MS Word 2007 nên có thể làm tương tự như phần hướng phía trên.
  – Bước 3: Nhấn OK để thực hiện in tài liệu.

Nguồn: Công ty Trang Nguyễn