7 cách giảm thiểu chi phí sử dụng máy in

Cho dù là ở nhà hay tại công sở, sử dụng máy in có thể tiêu tốn của bạn hoặc cơ quan một khoản ngân sách không nhỏ. Giá mực in, giấy trắng và các văn phòng phẩm khác ngày một lên cao, vì vậy khoản chi cho việc in ấn mỗi năm có thể khiến bạn phải giật mình.Dưới đây là 7 cách giảm thiểu chi phí sử dụng máy in

1. In hai mặt

Hầu hết mọi người, nhất là các nhân viên văn phòng, thường không mấy khi sử dụng chức năng in hai mặt của máy in. Thực tế là có rất nhiều văn bản được in ra hàng ngày chỉ với mục đích tham khảo cá nhân. Với những loại giấy tờ không sử dụng trong giao dịch với khách hàng, tốt hơn hết bạn hãy in hai mặt giấy. Bằng cách này, bạn không chỉ tối giản công việc dành cho máy in mỗi ngày, mà con tiết kiệm được rất nhiều giấy in, tránh khỏi lãng phí vô ích.

2. Giảm số lượng giấy tờ phân phát cho nhân viên

Một trong những hoạt động nơi công sở gây lãng phí giấy và mực in khủng khiếp là phân phát hand-out cho nhân viên, chẳng hạn như lịch làm việc tuần và các biên bản họp. Thay vào đó, tại sao bạn không sử dụng email – một công cụ liên lạc và phân phát tài liệu nhanh chóng cũng như rẻ tiền hơn nhiều?

3. Thu nhỏ văn bản

Nhiều khi một văn bản được in ra với kích cỡ lớn hơn so với cần thiết rất nhiều, đồng nghĩa với việc bạn đang phí phạm giấy và mực in một cách vô ích. Bằng cách lựa chọn “shrink to fit” trong mục print-preview trước khi đem in, bạn đã thành công trong việc cắt giảm giấy mực một cách đơn giản nhất. Tại sao phải dùng tới 5 tờ giấy, trong khi 2-3 tờ là đã quá đủ?

4. Chỉ in những phần quan trọng của văn bản

Nhiều người có “sở thích” in cả một trang giấy đầy chữ, trong khi họ chỉ cần một khổ nhỏ thông tin trong đó. Vì vậy, để tiết kiệm, hãy copy phần dữ liệu bạn cần, dán vào một văn bản trình bày đơn giản và in ra. Ngoài việc giảm thiểu chi phí giấy mực, bạn còn có cơ hội rèn luyện kĩ năng tổ chức, phân loại thông tin của mình.

5. Thay mực chứ đừng thay… ngăn đựng mực

Một trong những chi phí lớn nhất của công việc in ấn tại các văn phòng là mực in. Có nhiều cơ quan “ngốn” mực nhanh khủng khiếp, và liên tục thay… ngăn đựng mực như thể chúng đã hết mốt. Thay vào đó, hãy đổ đầy mực cho máy in mỗi lần hết mực để tiết kiệm chi phí. Thao tác thực hiện tương đối đơn giản, mà bạn lại có thể giảm phân nửa số tiền phải bỏ ra hàng năm.

6. Đừng in màu mọi giấy tờ

Dường như ai ai cũng… ưa thích nhiều màu sắc trên văn bản, vì vậy các nhân viên văn phòng luôn có xu hướng in màu mọi giấy tờ mà họ cần. Dĩ nhiên không cần nói ai cũng biết, đây là một sự tốn kém tương đối vô lý và không cần thiết. Hãy in đen trắng khi bạn có thể.

7. Kết hợp nhiều trang văn bản vào trên một mặt giấy

Nhiều khi chúng ta in một văn bản nào đó ra giấy, để rồi nhận ra rằng có những trang chỉ chiếm một góc nhỏ trên trang giấy in là quá đủ. Vì vậy, trước khi in bất cứ thứ gì, hãy cân nhắc xem liệu bạn có thể kết hợp nhiều trang vào trên một mặt giấy hay không. Bạn sẽ in ra cùng một khối lượng thông tin với giá thành rẻ hơn nhiều.

In ấn không hề rẻ chút nào, và nó đã khiến cho nhiều cơ quan phải điều chỉnh lại ngân sách mỗi năm. Vì vậy, nếu như bạn có thể làm theo những kinh nghiệm nêu trên, chi phí cho công việc này sẽ được cắt giảm đi đáng kể

trangnguyencantho.com.vn